Excelの手作業集計を自動化する前に整理したい3つのこと

毎月の集計作業、「またこの作業か」と感じていませんか。Excelの集計は自動化と相性の良い仕事ですが、いきなり自動化しようとすると失敗しがちです。先に整理しておきたい3つのことをまとめます。

■1. 入力データの形を決める

自動化が止まる一番の原因は、元データの形が毎回違うことです。列の順番が違う、日付の書き方がバラバラ、空欄の扱いが曖昧。この状態ではプログラムが処理できません。まずは「この列にはこの内容が、必ずこの形式で入っている」という形を決めること。これだけで後の工程がぐっと楽になります。

■2. 手順を言葉に書き出す

集計の手順を、最初から最後まで言葉で書き出してみてください。「このシートから先月分だけ抜く」「担当者ごとに合計する」「グラフはこの形」といった具合です。書き出してみると、実は判断が入っている部分（例外の処理など）が見えてきます。判断が要る部分は人が確認し、決まった手順の部分だけ自動化する。この切り分けが成功のコツです。■3. 出力の形を先に決める最後に、集計結果を「誰が、何に使うか」から出力の形を決めます。会議で見せるならグラフ中心、自分で確認するなら表中心。出力が決まると、途中ですべき加工も決まります。

■まとめ

自動化の成否は、プログラムの技術よりも事前の整理で決まります。データの形、手順の書き出し、出力の形。この3つがそろえば、小さな自動化から十分に効果が出ます。

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