ファイル探しで時間を溶かさない。ファイル名とフォルダの付け方ルール

「あのファイル、どこに置いたっけ」。パソコンの中を探し回って、見つかった頃には数分が過ぎている。1回は数分でも、毎日積み重なれば、月に何時間もの「探す時間」になります。

ファイルが見つからない原因は、たいてい保存したときの名前と置き場所です。逆に言えば、名前と置き場所に小さな型を決めておくだけで、探す時間はほとんど消えます。今回は、特別なツールなしで今日から使える、ファイル名とフォルダの付け方ルールを3つ紹介します。

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■ 1：日付は先頭に置く

ファイル名は「日付_内容」の形にして、日付を先頭に置くのが基本です。たとえば「20261109_企画書.docx」のように、年月日を8桁の数字で書きます。

日付を先頭に置くと、フォルダの中でファイルが自動的に時系列に並びます。「いつの資料か」で探すことが多い実務では、これだけで探す速さが変わります。あわせて、同じ資料の新しい版ができたら日付を新しいものに変える。すると、同じフォルダの中では一番下（または一番上）にあるものが最新版だと一目で分かります。

ポイントは、日付の書き方を1つに決めてぶらさないことです。「2026-11-09」「20261109」「1110_」が混在すると、並び順が崩れて元に戻ります。

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■ 2：「最終版」は名前にしない

「企画書_最終版.docx」「企画書_最終版2.docx」「企画書_本当の最終版.docx」。心当たりのある方は多いのではないでしょうか。

「最終版」という言葉は、その時点の気持ちを表すだけで、情報としては何も伝えてくれません。後から見返したとき、どれが本物の最新かはファイルを開かないと分からず、ここでまた探す時間が発生します。

代わりに、版は数字で管理します。「20261109_企画書_v2.docx」のように、末尾に版番号を付ける。修正が入るたびに数字を1つ上げれば、名前だけで新旧が判断できます。「最終版」という言葉は、名前に使った時点で最終でなくなることが多いものです。

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■ 3：フォルダは2階層まで

フォルダ分けは細かくするほど整理できている気がしますが、深くしすぎると逆に迷子になります。「仕事＞取引先A＞2026年＞11月＞請求関係＞控え」のように階層が深くなると、開く手間が増えるうえに、「このファイルはこっちのフォルダか、あっちか」という判断そのものが毎回発生します。

目安は2階層までです。たとえば1階層目は「取引先」や「業務の種類」、2階層目は「年」や「案件名」。それより細かい区別は、フォルダではなくファイル名側（日付と版番号）で付けます。浅いフォルダ＋情報のあるファイル名、この組み合わせが、探す時間を一番短くします。

フォルダの数が増えすぎたときも、2階層に収まるよう統合するのが見直しの基準になります。

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■ まとめ

ファイル探しの時間を消すルールは3つです。ファイル名の日付は先頭に8桁で置く。「最終版」は名前にせず、版番号で管理する。フォルダは2階層までにして、細かい区別はファイル名で付ける。

どれも道具は要りませんし、今日作るファイルから始められます。古いファイルを全部直す必要もありません。新しいものから型をそろえていけば、数週間で「探す時間」は目に見えて減っていきます。

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■ 筆者について

しらべデスクと申します。公開情報の調査と書類の整備を仕事にしています。日々の書類仕事の中で自分でも使っている、小さな型やルールを記事にしています。

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