仕事の依頼文は「背景・やってほしいこと・期限」で書く

仕事を誰かにお願いするとき、「よろしくお願いします」だけでは、相手は動けません。何を、どこまで、いつまでにやればいいのかが分からないからです。依頼文があいまいだと、確認のやり取りが何度も発生して、結局こちらが手間をかけることになります。伝わる依頼文は、3つの要素でできています。

一つ目は「背景」です。なぜこの仕事が必要なのか、どんな目的で頼むのかを一言添えます。「来週の会議で使う資料のため」といった一文があるだけで、相手は優先度や仕上がりのイメージをつかめます。背景がない依頼は、相手にとってただの作業になってしまい、判断に迷ったときに止まってしまいます。

二つ目は「やってほしいこと」です。ここが一番大事です。依頼内容は、できるだけ具体的に書きます。「資料を作ってください」ではなく、「A4で1枚、来月の売上見込みをまとめた資料を作ってください」と、成果物の形と中身をはっきりさせます。あわせて、やってほしくないことや、参考になる資料があればそれも添えます。曖昧さを残すほど、仕上がりのズレは大きくなります。

三つ目は「期限」です。いつまでにほしいかを、必ず日にちで書きます。「なるべく早めに」では、相手は自分の都合で先延ばしにしてしまいます。「11月20日（金）の17時まで」と具体的に示せば、相手も自分の予定を組めます。期限に余裕がある場合は「○日までにドラフト、○日までに最終版」のように段階を分けると、直前の慌ただしさも減ります。

依頼文は、相手への指示書ではなく、相手が迷わず動けるための地図です。背景、やってほしいこと、期限。この3つがそろっていれば、確認のやり取りはぐっと減り、頼んだ仕事は思った通りの形で返ってきます。書くのにかかる時間は数分ですが、その数分が、後の何往復ものやり取りをなくしてくれます。

伝わる文章の執筆も承っています。Web記事の執筆は3,000文字まで2,500円。実績作りのため先着3件まで特別価格でお受けしています。