文字起こしした記録は「あとから探せる」形で残す3つのコツ

文字起こしが終わったあと、テキストファイルだけがフォルダに残っていませんか。起こした記録は、そのまま置いておくと「あの発言はどこだっけ」と探し直すはめになります。文字起こしは、起こして終わりではなく、あとから探せる形で残すまでが仕事です。コツは3つです。

一つ目は、ファイル名に「日付・場面・要点」を入れることです。「20261111_定例会議_来月の方針」のように、日付と場面が分かれば、フォルダを開いただけで目的の記録が見つかります。「録音1」「文字起こし_最終」といった名前では、あとから自分でも分からなくなります。日付は「2026-11-11」のように年月日の順にそろえておくと、並べ替えもきれいにできます。

二つ目は、冒頭に「要点の3行」をつけることです。決定事項、担当者、期限だけをファイルの先頭に抜き出しておきます。全文を読む時間がないときでも、この3行を見れば「何が決まったか」がすぐ分かります。全文はその下に残しておけば、詳細を確認したい人だけが読み進められます。

三つ目は、探したい言葉に印をつけることです。数字、固有名詞、決定事項のキーワードに印をつけておくと、あとから検索するときにすぐ見つかります。たとえば「予算」「納期」「担当」といった言葉を決めておき、起こしながら印をつける。それだけで、記録は「読むもの」から「探せるもの」に変わります。

文字起こしは、記録を残すための作業です。残した記録が使われてこそ、意味があります。ファイル名、日付、要点の3行、キーワードの印。この3つを意識するだけで、起こした記録はあとから何度でも役立つ資産になります。

インタビューや会議の音声の文字起こしと要約も承っています。音声60分まで3,000円。実績作りのため先着3件まで特別価格でお受けしています。