合計が一致しても安心できない？大きな売上明細の確認

「元データの合計と、集計表の合計が一致した」。これは大切な確認ですが、入力した単価そのものが正しいとは限りません。

架空の例で、数量2個・単価300円の売上を考えます。本来は600円ですが、単価を3,000円と入力すると6,000円になります。元データから正しく集計できていても、両方の合計に同じ誤りが残ります。

そこで、合計の照合とは別に「金額が目立つ明細」を確認してみてください。例えば、その月で金額の大きい数件について、明細IDを手がかりに手元の注文記録と照らし合わせます。

見る点は3つです。

・数量の桁を間違えていないか

・単価に余分な0が付いていないか

・普段と違う金額に、価格改定や大口注文などの理由があるか

高額だから誤りとは限りません。いつもの値に勝手に直さず、確認できない行は「要確認」として残します。修正するときは原本を保存し、変更した明細ID・変更前後・根拠を記録すると、後からたどれます。

数件の確認だけで、すべての入力ミスを見つけられるわけではありません。それでも「計算が合うか」と「元の入力が正しいか」を分けると、結果を見る目が変わります。

集計を依頼するときも、この2つのどこまでを確認してほしいか伝えると安心です。私の月次売上集計は、お預かりしたデータの件数・合計額の照合が基本です。注文記録との照合まで含むと思い込まず、実データを送る前に、見積り相談で確認範囲をすり合わせてください。