売上集計を頼む前に、完成形を3行で伝える

「売上一覧を見やすくまとめてほしい」。集計を頼みたいとき、この一言だけでは、欲しい結果が伝わりきらないことがあります。先に「何を確認したいか」を短く書いておくと、依頼先と完成形をすり合わせやすくなります。

説明用の架空例です。文具の売上一覧を持っていて、月末にカテゴリごとの売上を確認したい場合、相談文を次の3行に分けます。

①用途：10月分の売上を、月末の確認に使いたい。

②欲しい結果：ノート・ペン・その他の3カテゴリごとに、明細件数と合計額を見たい。

③確認方法：カテゴリ別の件数・金額を足すと、元データ全体の件数・金額と一致するか確認したい。

ここで「明細件数」は表の明細行を数える意味です。商品が何個売れたかを知りたいなら、数量の集計が必要だと別に伝えます。「件数」の意味を決めるだけでも、完成後の行き違いを減らせます。

さらに、希望する列名を「カテゴリ／明細件数／合計額」と書き出してみてください。小さな完成見本があると、何を表示し、何を表示しないかが具体的になります。難しい関数名やソフトの操作方法を説明する必要はありません。

ただし、希望を書いたことと、依頼先が対応できることは別です。対象月・データ形式・件数・納品物・納品日は、購入前に確認しましょう。

私の月次売上集計も、まず見積り相談から承っています。用途・困っている点・希望納期をお知らせください。最初は実データ不要です。個人情報・機密情報はお送りいただかないでください。