カテゴリ名が少し違うだけで、売上が別集計になる

月ごとの売上をカテゴリ別にまとめたら、似た名前の項目がいくつも出てきた。そんなときは、元データの表記を確認してみてください。

説明用の架空データで考えます。

・文房具：1,200円

・文房具（末尾に空白あり）：800円

・文具：500円

人には同じ分類に見えても、文字列をそのまま使う集計では、別の項目になることがあります。ただし、似た名前だからといって、すぐにまとめるのも要注意です。「文具」と「文房具」を別の分類として使っている可能性もあるからです。

確認は、次の順番がおすすめです。

1．元ファイルをコピーして残す

修正前の状態に戻れるようにしてから作業します。

2．カテゴリ名の一覧を出す

空白、全角・半角、略称などの違いがないか見比べます。

3．まとめてよい名前を決める

「元の表記→統一後の表記」の対応表を作り、意味が同じものだけ統一します。不明な名前は無理に分類しません。

4．件数と金額を確認する

分類を直す前後で対象の件数と総額が変わっていないか確認し、統一したカテゴリの内訳も元の行と照合します。

上の3項目を同じ分類と確認できた場合、合計は2,500円です。名前をきれいにそろえることより、「どの行を、なぜまとめたか」を後から確認できることを大切にしましょう。