Excel管理表を依頼するときの伝え方｜そのまま使える相談例

「受注表を使いやすくしたいけれど、何を伝えればよいか分からない」

そんなときは、関数名や専門用語を調べる前に、今困っている作業を整理してみてください。

今回は、小さな事業の受注管理表・作業一覧を依頼する際に、先に伝えておきたいことをご紹介します。

■ 1．「何を楽にしたいか」を一つ決める

「便利な表がほしい」よりも、次のように書くと目的が伝わります。

・数量と単価から金額を計算したい

・未対応と完了を選んで入力したい

・同じ受注番号を二度入力したら気づけるようにしたい

最初から多くの機能を盛り込まず、毎日いちばん手間がかかる部分を選ぶと、必要な範囲を相談しやすくなります。

■ 2．入力項目と、おおよその行数を伝える

たとえば、受注日・受注番号・取引先・品名・数量・単価・納期・進捗で8項目です。

「1か月に50行程度」「1行に商品を一つ記録する」など、使い方も添えると表の形を考えやすくなります。同じ受注番号で商品を複数行に分ける場合は、そのことも伝えてください。重複と判断する条件を合わせて考えます。

入力する列数と、自動計算・チェックの機能数は分けて相談します。今の表がある場合は、取引先名・連絡先などの個人情報や機密情報を削除するか、架空の情報に置き換えた見本をご用意ください。

■ 3．使うExcelと、希望日を伝える

Windows・Mac・ブラウザー版のどれか、Excelのバージョンが分かればお知らせください。不明な部分は、そのまま「不明」と書いていただいて大丈夫です。対応できる機能を購入前に確認します。

また、「○月○日から使いたい」と希望日を伝え、制作範囲と一緒に納期を確認しましょう。希望日を伝えただけで、納品日が確定するわけではありません。

■ そのまま使える見積り相談の例

「小さな事業の受注管理表を作りたいです。1シートに50行程度入力し、1行を1注文として記録します。項目は受注日・受注番号・取引先・品名・数量・単価・納期・進捗の8つです。希望する機能は、金額の計算、進捗の選択欄、受注番号の重複チェックの3つです。使用環境はWindows／Mac／ブラウザー版、Excelのバージョンは○○、希望日は○月○日です。この内容で対応できるか相談したいです。」

全部埋められなくても、分かる範囲からお知らせください。取引先名や実際の受注内容を、この例文に書き込む必要はありません。

■ 私のサービスについて

基本料金は6,000円です。Excelファイル1点・1シート、入力100行・8項目まで、簡単な自動計算と入力チェックを合計3種類までが基本範囲です。

必要な資料がそろってから5日を目安とし、内容と作業量を確認して納期をご案内します。VBA・マクロや外部サービスとの連携は対象外です。制作ではAIを補助に使い、計算結果と表示を確認します。

掲載している制作見本は架空のデータによるもので、見本の全機能が基本料金に含まれるわけではありません。購入前の見積り相談で、対応範囲・料金・納期を確認します。

「この作業を少し楽にしたい」という段階から、下のサービスでご相談ください。

入力漏れや二重登録を見つけやすくする工夫は、こちらの記事でも紹介しています。

Excel受注管理表の入力漏れ・二重登録に気づく3つの工夫