文章づくりのコツ：おたよりは「お知らせ」と「お願い」を分ける

おたよりに入れたい情報が増えると、一文が長くなりがちです。福祉・保育の現場で保護者やご家族に案内を書くときは、「知っておいてほしいこと」と「してほしいこと」を分けてみましょう。

今回は、文を短く区切り、見出しで整理する方法をご紹介します。以下は説明用の架空の文例で、実在の施設・利用者・出来事とは関係ありません。日付や場所も仮の設定です。

【整理する前】

○月○日から貸出絵本の棚が玄関から交流室へ移り、貸出冊数はこれまでと同じ1冊で、借りる際は貸出カードに書名を記入していただき、返却箱は引き続き玄関にありますので、お返しの際はそちらへお願いします。

【整理した例】

■お知らせ

○月○日から、貸出絵本の棚を玄関から交流室へ移します。貸出冊数は、これまでと同じ1冊です。返却箱の場所は玄関のまま変わりません。

■ご利用時のお願い

・借りるとき：貸出カードに書名をご記入ください。

・返すとき：玄関の返却箱へお入れください。

【整える手順】

まず、元のメモにある事実とお願いを分けます。次に、一文で伝える内容を一つに絞ります。並べて示せる行動は、箇条書きにすると項目ごとに確認できます。

場所などの変更を伝える場合は、「変わること」と「変わらないこと」を分けて書く方法もあります。ただし、元のメモにない運用や決まりを補ってはいけません。不明な点は施設内で確認してから文章にしましょう。

最後に、整理する前後を見比べて、情報が抜けていないか、意味が変わっていないかを確認します。見出しを付けるだけでなく、その下の内容が見出しと合っているかも見直してみてください。

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