問い合わせメールに返信の「下書き」を自動で作る方法（GAS・送信はしない）

問い合わせのメールが届くたびに、同じような返事を一から打っている。かといって、自動で送ってしまうのは怖い。そんなときは「下書きまでを自動で作り、送るのは人が確かめてから」という形がおすすめです。Google Apps Script（GAS）なら、Gmail の中だけでできます。

■ できあがりの形

・決めたラベル（例：「問い合わせ」）が付いたメールに、返信の下書きが自動でできる

・下書きの文は、スプレッドシートに書いた「型」から、件名の言葉で選ぶ

・送信はしません。Gmail の「下書き」を開いて、読んで直してから送ります

・一度下書きを作ったメールには「下書き済み」のラベルが付き、二重には作りません

■ 準備

1. Gmail で「問い合わせ」ラベルを作り、フィルタで自動で付くようにしておく

2. 新しいスプレッドシートを作り、シートの名前を「型」にする

3. 1 行目に「言葉」「返信文」と見出しを入れ、2 行目から型を書く

　例）言葉：見積 → 返信文：お問い合わせありがとうございます。お見積りの件、内容を確認して〇営業日以内にご連絡します。

　例）言葉：（空欄） → 返信文：お問い合わせありがとうございます。内容を確認してご連絡します。（どれにも当てはまらないときの型。いちばん下の行に置く）

■ 手順1：スクリプトを貼る

スプレッドシートの「拡張機能」→「Apps Script」を開き、中身を消して次を貼ります。

function makeDrafts() {

  const rows = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()

    .getSheetByName('型').getDataRange().getValues().slice(1);

  const done = GmailApp.getUserLabelByName('下書き済み') || GmailApp.createLabel('下書き済み');

  const threads = GmailApp.search('label:問い合わせ -label:下書き済み', 0, 20);

  threads.forEach(function (thread) {

    const subject = thread.getFirstMessageSubject();

    const hit = rows.find(function (r) { return r[0] === '' || subject.indexOf(r[0]) !== -1; });

    if (!hit) return;

    thread.createDraftReply(hit[1]);

    thread.addLabel(done);

  });

}

■ 手順2：一度、手で動かす

関数に makeDrafts を選んで「実行」を押します。初回は Google の承認の画面が出ます（自分で作ったスクリプトを自分のアカウントで動かすときの、ふつうの確認です）。Gmail の「下書き」に返信ができていれば成功です。

■ 手順3：自動で動かす

左の時計のマーク「トリガー」→「トリガーを追加」で、関数 makeDrafts、イベントのソース「時間主導型」、「分ベースのタイマー」で「15 分おき」などを選んで保存します。

■ つまずきやすい所

・下書きができない：ラベルの名前がスクリプトと同じか（全角・半角、前後の空白）を確かめてください

・同じメールに何度も下書きができる：「下書き済み」のラベルが付いているかを確かめます

・型の順番：上の行から順に見て、最初に当てはまった型を使います。空欄の型は必ずいちばん下に

・本文の中身で分けたいとき：件名だけでなく本文の言葉で選ぶこともできますが、言葉が重なると外れやすくなります

■ AI で文を作る場合

型ではなく、メールの中身を読んで返信文を AI に考えさせることもできます。その場合も、送るのは人が読んでからにし、お客様の個人情報をどこへ渡すかは先に決めておくのが安全です。

ご自分で作るのが難しいときは、次の出品でお手伝いしています。

・問い合わせメールを AI で分類し、返信案を作ります：https://coconala.com/services/4480743

・Gmail の受信メールをシートに自動で記録します：https://coconala.com/services/4458787

あわせて読みたい：Gmailで受け取ったメールをスプレッドシートに自動で書き出す方法 https://coconala.com/blogs/6357864/837596

この記事は、AI（Claude）の助けを借りて書いています。