辞めた人のMicrosoft 365アカウント、そのままにしていませんか？

年末が近づくと、人の入れ替わりや契約の見直しが増える時期です。そのタイミングで一度だけ確認しておきたいのが、「辞めた人や、もう使っていない人のMicrosoft 365アカウント」です。

小さい会社ほど、アカウントの整理は後回しになりがちです。でも、放置したアカウントは、使っていないのに料金だけかかり続けるうえ、セキュリティの面でも残しておく理由がありません。

1. 使っていないのに、ライセンス代だけかかり続ける

Microsoft 365は、基本的にアカウント（ユーザー）ごとにライセンスが必要です。退職した人のアカウントをそのまま残していると、その人の分のライセンス料金が、毎月そのままかかります。

「1人分くらい」と思うかもしれませんが、数人分たまると、年単位では無視できない金額になります。年末の見直しで、アカウントの一覧とライセンスの数を突き合わせてみるだけでも、無駄が見えてきます。

2. 使われていないアカウントほど、狙われやすい

使っていないアカウントは、誰もログインしないので、異変に気づきにくいものです。パスワードが古いままだったり、多要素認証が設定されていなかったりすると、なおさらです。

「もう誰も使っていないから大丈夫」ではなく、「誰も見ていないから危ない」と考えた方が安全です。不要なアカウントは、サインインを止めておくのが基本です。

3. その人のOneDriveに、チームのファイルが残っていませんか？

もう一つ見落としがちなのが、ファイルの置き場所です。チームで使うはずのファイルが、辞めた人のOneDriveに置きっぱなしになっているケースがあります。

OneDriveは基本的に「個人のファイル置き場」です。その人のアカウントを消してしまうと、そこに入っていたファイルも一緒に手が届かなくなることがあります。だから、アカウントを消す前に、チームで残す必要のあるファイルはSharePointなどの「チームの場所」へ移しておくことが大切です。置き場所の考え方は、以前の記事でも紹介しました。

整理の手順は、この3つだけ

1. アカウントの一覧を確認する — 誰が使っていて、誰が使っていないかを洗い出す

2. 必要なものを移す — メールは共有メールボックスへの切り替えや引き継ぎ、ファイルはチームの場所へ移動する

3. サインインを止めてから削除する — すぐに消すのではなく、まずサインインを無効にして様子を見て、問題がなければ削除する。削除までの猶予やデータの保持期間は、契約や設定によって違うので、消す前に確認しておく

「いつ消していいか分からない」「何を残せばいいか分からない」という場合は、無理に一人で判断せず、契約状況を確認しながら進めるのが安心です。

アカウントの整理で迷っている方は、チャットでご相談ください。契約状況を確認しながら、必要な方だけに絞ってご案内します。

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