営業資料の比較表で、空欄をすぐ「なし」にしないために

営業資料の比較表を作るとき、まだ調べていない欄を「なし」にすると、提供していないことまで確認できたように見えてしまいます。表を埋める前に、情報の状態を分けてみましょう。

■ 「未確認」と「対象外」は違う

たとえば、ある項目の対応可否をまだ確認していないなら「未確認」です。その比較では扱わない項目なら「今回の比較対象外」といった表し方が考えられます。確認した結果として対応していない場合と、同じ意味にしないことが大切です。

これは表記の整理例です。実際に何を掲載できるかは、確認済みの事実と資料の目的に合わせて決めます。

■ 記号には意味を添える

○・△・×を使う場合も、何を基準に付けたかをそろえます。「△」が条件付き対応なのか、一部だけ対応なのかが分からなければ、読み手は比較できません。必要な条件を短く添えるか、文章に置き換えます。

他社との比較を載せる場合は、公開情報の出典や確認日も残します。自社に有利になるように、不明な項目を不対応と決めつけないようにしましょう。

■ 依頼前に、確認待ちの欄を分ける

表をすべて埋めてから相談する必要はありません。確認済みの情報と、社内で確認が必要な欄を分けると、原稿整理の際に推測で補ってしまうことを防ぎやすくなります。

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