営業資料の専門用語は、初めて出る場所で短く説明しよう

社内では毎日使っている略語でも、初めて資料を読む相手には意味が伝わらないことがあります。営業資料の原稿がそろったら、説明なしで登場する専門用語を探してみましょう。

■ 社内の呼び方を拾い出す

サービス名、業務の略称、機能名などを原稿から抜き出します。社外でも使う言葉か、社内だけの呼び方かを分けると、補足が必要な場所を見つけやすくなります。同じ言葉でも、業界によって意味が異なる場合がある点にも注意が必要です。

例えば架空の資料で「一次受付」と書くなら、「届いた相談内容を確認する最初の窓口」のように、その資料での意味を添えます。実際の業務がその説明に合っているかは、原稿を用意する側で確認しましょう。

■ 初出の説明は短くする

長い定義を毎回入れると、本文の流れが途切れてしまいます。最初に出る場所で短く説明し、以降は同じ呼び方を使う方法があります。言い換えた結果、別の機能や別のサービスのように見えないかも確認します。

説明を短くするために、必要な条件まで省かないようにしましょう。正式な名称が必要な箇所はそのまま残し、意味を補う文章と分けると整理しやすくなります。

■ 読み手の知識を決めつけない

相手が詳しい分野と、今回初めて知る分野は同じとは限りません。原稿の準備段階で「この用語は説明が必要」「この名称は変更しない」とメモしておくと、資料を整える際の判断材料になります。詳しくない人にも読んでもらえる場合は、どの言葉で止まったかを聞くのも一つの方法です。

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