営業資料の数字を見直す「単位・期間・出典」の3点チェック

営業資料の中で数字だけが大きく載っていても、読み手が意味を判断できるとは限りません。見た目を整える前に、数字の横にある情報を確認してみましょう。

■ 1. 単位を数字とセットにする

「120」とだけ書かれていたら、件数なのか、金額なのか、人数なのかが分かりません。表の見出しや数字の近くに単位を置きます。円と万円を混在させる場合は、読み手が取り違えないか特に注意します。

■ 2. いつの、何を数えた数字かを書く

月間の件数と累計件数は別物です。「対象期間」「集計対象」「除外したもの」をメモしておくと、資料に短い注記を付けやすくなります。売上・利益・入金額のように意味が違う数字も、同じ言葉にまとめないようにします。

■ 3. 元の資料まで戻れるようにする

数値ごとに、出典の資料名・対象箇所・確認日を控えます。資料へ掲載してよい情報かも確認します。根拠がない数字を、空欄を埋めるために作る必要はありません。

■ 4. 同じ数字の登場箇所を照合する

表紙、比較表、まとめで同じ数値を使うときは、更新漏れが起きやすくなります。「数値／意味／出典／使うページ」の一覧を作り、変更時に関係するページを見直します。

例えば説明用の架空例で、表に「4月〜6月の合計120件」と書くなら、まとめだけを「月間120件」にしてはいけません。表現を短くするときも、対象期間の意味は残します。これは確認方法を示す例で、実際の実績ではありません。

■ 最後はPDFでも読む

編集画面だけでなく、出力したPDFで単位や注記が切れていないか、文字が小さすぎないかを確認します。大きな数字より、誤解なく読めることを優先しましょう。

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