「AIに毎回同じ説明」をやめる3つの準備｜週報や議事録をAIに任せる前に

「ChatGPTに週報の下書きを頼むたびに、うちの部署のことを一から説明している」

「出てきた文章を、結局ほとんど書き直している」

生成AIを仕事で使い始めた方から、よく聞く悩みです。AIそのものの性能より、渡し方の問題であることが多いと感じています。

私も会社員として働きながら、プログラミングの経験がないところから、日々の調べものや資料づくりをAIで回す仕組みを作ってきました。最初は同じように、毎回同じ説明を書いていました。

変わったのは、AIに任せる前に「渡すもの」を3つだけ先に用意してからです。この記事では、その3つの準備をまとめます。

※例として出す週報は、説明のために作った架空のものです。

準備1　毎回書いている「前提」を1枚にまとめる

毎回の指示の中には、実は毎回同じ部分があります。

たとえば、営業チームの週報をAIに頼むとき、こんな説明を毎回書いていないでしょうか。

「うちは法人向けに業務用の機器を売っている部署で、読むのは部長。結論を先に、箇条書きで、敬語は控えめに。」

この部分は、週が変わっても変わりません。変わるのは「今週あったこと」だけです。

そこで、変わらない部分を1枚のメモにまとめておきます。

1枚にまとめるもの

・何をしている部署か（1〜2文）

・読む人は誰か、何を知りたい人か

・言葉遣いの好み（結論を先に、使わない言葉、社内の呼び方）

・毎回入れてほしい項目

ChatGPTやClaudeには、このメモを毎回最初に読ませる機能（プロジェクトや、カスタム指示など）があります。メモを入れておけば、毎回の指示は「今週の出来事」だけで済むようになります。

準備2　出力の「型」を決めて、見本を1つ渡す

2つ目は、答えのばらつきを抑える準備です。

「週報を書いて」とだけ頼むと、AIはその都度、それらしい形を考えます。先週は表、今週は文章、ということが起きるのはそのためです。

型は、見出しの並びだけで十分です。

架空の週報の型

・今週の結論（1行）

・進んだこと（3つまで）

・止まっていること（理由と、誰の判断が要るか）

・来週やること

ここに、過去の週報から「よく書けた1本」を見本として添えると、AIは長さや書きぶりもそろえてくれます。見本は社名や数字を伏せたもので構いません。

準備3　人が確かめる場所を、先に決めておく

3つ目は、いちばん見落とされやすい準備です。

AIの下書きは、もっともらしく見えます。だからこそ、どこを人が確かめるかを決めずに使うと、数字の誤りや、言っていないことが混ざったまま提出してしまいます。

先に決めておくこと

・数字と日付は、必ず元の記録と照らす

・「決まった」「合意した」と書いてある箇所は、本当に決まったかを確かめる

・社外秘や個人名が入っていないかを見る

確かめる場所が決まっていると、AIに任せる範囲も自然に決まります。「下書きはAI、確かめるのは人」という分担が、仕組みとして回り始めます。

なお、勤務先でAIを使う場合は、社内のルールで使ってよいかを先に確かめてください。社外秘の情報は、勤務先が認めたAIでだけ扱うのが安全です。

3つの準備で変わること

3つの準備は、どれも一度作れば使い回せるものです。

・前提のメモ → 毎回の説明が要らなくなる

・型と見本 → 答えの形がそろう

・確かめる場所 → 安心して任せられる範囲が分かる

まずは、毎週くり返している作業を1つだけ選んで、前提のメモを1枚書いてみてください。それだけでも、AIとのやりとりの手間は変わってくると思います。

私はココナラで、生成AIで毎週の資料づくりを仕組み化する手順を、テキストでお伝えしています。あなたの業務を1つ伺い、この記事の3つの準備（前提のメモ、型、確かめる場所）を、あなたの業務に合わせて作ってお渡しします。パソコンの設定の代行はしていません。ご自身で回せる手順書の形でお届けします。