GASでスプレッドシート業務を自動化｜向いている作業と依頼前に整理したい5項目

こんにちは。

Web・システムエンジニアとして活動しているMasaです。

スプレッドシートを使った業務では、同じ内容の転記、毎月の集計、決まった相手へのメール通知など、手順がほぼ決まっている作業が少なくありません。

作業量が少ないうちは手作業でも対応できますが、件数や回数が増えると、時間がかかるだけでなく、転記漏れや入力間違いも起こりやすくなります。

このような定型作業を自動化する方法の一つが、Google Apps Script（GAS）です。

今回は、GASがどのような作業に向いているのか、制作を依頼する前に何を整理しておくとよいのかを、5項目に分けて紹介します。

【目次】

■GASとは？

GASは、Googleが提供しているプログラミング環境です。

Googleスプレッドシート、Googleフォーム、Gmailなどと組み合わせて、繰り返し行っている処理を自動化できます。

たとえば、次のような作業が対象になります。

・別のシートやファイルへデータを転記する

・一覧データを条件ごとに集計、整形する

・入力された内容をもとにメールを送る

・スプレッドシートの内容からPDFや帳票を作る

・Googleフォームの回答を処理する

・毎日、毎週、毎月など決まった時刻に処理を実行する

一方で、判断基準が人によって変わる作業や、例外が非常に多い作業は、そのままでは自動化しにくい場合があります。

「手作業があるからすべて自動化する」のではなく、手順を整理し、機械的に判断できる部分を見つけることが大切です。

■1．自動化したい作業と現在の手順を整理する

最初に確認したいのは、現在どのような手順で作業しているかです。

「集計を自動化したい」だけでは、処理の開始から完了までの流れが分かりません。実際の作業を順番に書き出すと、必要な処理が見えやすくなります。

たとえば、次のように整理します。

1．売上データをシートへ貼り付ける

2．担当者別にデータを分ける

3．金額を集計する

4．集計結果を別シートへ記録する

5．担当者へメールで通知する

この流れのうち、毎回同じルールで行っている部分は自動化を検討しやすい箇所です。

依頼時には、文章で説明するだけでなく、個人情報や機密情報を除いたサンプルファイルがあると確認が進めやすくなります。

■2．入力データと完成後の結果を決める

自動化では、「何を受け取り、何を作るか」を決める必要があります。

入力データについて確認したい内容は次のとおりです。

・対象となるスプレッドシートやシート名

・1行目の見出しと各列の意味

・日付、金額、文字列などのデータ形式

・空欄や重複データがある場合の扱い

・処理の対象外とする条件

完成後の結果についても、できるだけ具体的にします。

たとえば、「集計表を作りたい」だけでなく、「担当者ごとの売上件数と合計金額を月別に表示したい」と伝えると、必要な処理を整理しやすくなります。

現在使用している完成見本がある場合は、それも参考資料になります。

■3．処理を実行するタイミングを決める

GASの処理は、手動で実行する方法と、自動で実行する方法があります。

主な実行方法は次のとおりです。

・スプレッドシート上のメニューやボタンから実行する

・シートが編集されたときに実行する

・Googleフォームへ回答が送信されたときに実行する

・毎日や毎月など、決められた日時に実行する

実行方法によって、設計や確認項目が変わります。

たとえば、データを確認してから集計したい場合は手動実行が向いています。一方、毎朝決まった時刻に同じ処理を行う場合は、定期自動実行を検討できます。

「いつ、誰が、何をきっかけに動かすか」を決めておきましょう。

■4．例外やエラーが起きた場合の扱いを考える

通常の処理だけでなく、想定外のデータが入ったときの動きも重要です。

たとえば、次のようなケースがあります。

・必要な項目が空欄になっている

・日付や金額の形式が違う

・同じデータが重複している

・対象のシートやファイルが見つからない

・メールアドレスの形式が正しくない

エラーが発生したときに処理を止めるのか、対象行だけを飛ばすのか、エラー内容を記録するのかによって実装が変わります。

すべての例外を最初から洗い出すのは難しいため、まずは現在の手作業で困ったことや、起こりやすい入力間違いを整理しておくとよいでしょう。

■5．完成条件と運用する人を決める

自動化ツールは、作って終わりではありません。

どの状態になれば完成とするか、納品後に誰が使うかも確認しておきます。

・どの処理が正常に動けば完成か

・どのサンプルデータで動作確認するか

・実際に操作する担当者は誰か

・シートの列や書式を変更する可能性があるか

・エラーが起きた場合に誰が確認するか

スプレッドシートの列構成やシート名を変更すると、処理も修正が必要になる場合があります。

運用担当者が仕組みを把握できるよう、操作方法だけでなく、変更してはいけない箇所も共有しておくことが大切です。

■GAS制作サービスの対応範囲

今回、ココナラで「GASでスプレッドシート業務を自動化するサービス」を出品しました。

基本料金は25,000円で、次の範囲を目安としています。

・対象業務：1種類

・自動処理：1機能

・対象スプレッドシート：1ファイル

・処理工程：3工程程度まで

データ転記、集計・整形、メール通知、PDF・帳票作成、フォーム連携、定期自動実行などをご相談いただけます。

機能追加、複数ファイルへの対応、複雑な処理、外部サービスとの連携などは、内容を確認したうえで個別にお見積りします。

ご依頼の流れは、見積り相談、要件確認、制作、動作確認、納品です。料金と納期は、実際のファイルや処理内容を確認してからご案内します。

「毎回同じ転記をしている」「定期集計に時間がかかる」「入力後のメール通知を自動化したい」など、スプレッドシート業務でお困りのことがあれば、ココナラ内の見積り相談からお知らせください。

※GASやGoogleサービスには利用上限や仕様変更があります。すべての処理や外部サービスとの連携に対応できるとは限らないため、現在の業務内容と利用環境を確認したうえで対応可否をご案内します。