操作手順書を依頼する前に決めたい、1操作の範囲と支給資料

「引き継ぎに使う手順書がほしいけれど、どこから依頼すればよいか分からない」。そんなときは、業務全体を一度にまとめようとせず、まず一つの操作を選ぶところから始めてみませんか。

すでに使っているメモや文章があれば、最初からきれいな原稿に整える必要はありません。この記事では、手順書の作成を相談する前に考えておくと伝えやすいことをご紹介します。

■ まず「誰が、何をするために使うか」を決める

同じ操作でも、新しく担当する方が一人で進めるための資料と、慣れた方が順番を思い出すための資料では、必要な説明が変わります。使う人と、手順書を開く場面をひとこと添えるだけでも、説明の粒度を相談しやすくなります。

たとえば「初めて担当する人が、決まった情報を登録するときに使う」というように、目的が分かれば十分です。専門用語をどこまで説明するか、画面画像が必要かも、その人に合わせて考えられます。

■ 開始点と完了点を一つずつ決める

「登録業務の手順」だけでは、準備、入力、確認、保存までを含むのか、人によって受け取り方が異なるかもしれません。そこで、「必要な画面が開いているところから、入力内容を保存して完了表示を確認するところまで」のように、始まりと終わりを決めます。

これは架空の例です。実際の画面や手順を表すものではありません。途中で別の担当者に確認する必要がある場合や、操作の前に条件がある場合は、そのことも一緒にお知らせください。

一つの操作が長くなりそうなら、まずどこまでを1ページにするか相談できます。NOVAの基本プランでは、合意した一つの業務を1ページ、番号付きの手順は最大5つに整理します。ページ数を増やしたい場合は、同じ業務を追加4ページに広げる22,000円の任意オプションもあります。基本と合わせると最大5ページ・28,000円です。

■ 手元の資料は、分かる範囲から

文章になっている手順、普段使っているメモ、既存のマニュアル原稿など、基準にできる資料があればご相談ください。画面画像を使う場合は、共有・利用できるものか確認したうえで、基本プランでは最大2点を配置します。画像がなくても、文章だけの手順についてご相談いただけます。

最初のご相談では、機密情報や個人情報を伏せた概要で構いません。完成した原稿を新たに用意したり、専用の形式やチェック表にまとめ直したりする必要はありません。資料の共有方法や利用条件は、事前に確認してから進めます。

複数の資料で説明が異なるときは、どれを基準にしたいか分かる範囲でお知らせください。読めない箇所や資料にない操作は想像で補わず、確認が必要な点としてお返しします。

■ 完成後に確認したいところも決めておく

たとえば、順番に漏れがないか、画面上の項目名が合っているか、注意書きの位置が適切か。完成した手順書をどなたが確認するか、特に見てほしい点はどこかを共有いただくと、仕上がりを確かめやすくなります。

お渡しするのは、本文や配置を編集できるPowerPoint（PPTX）1ページと同じ内容のPDF、原資料との照合結果・要確認点のメモです。使用した画像の中の文字まで、個別に編集できるとは限りません。操作内容や専門的な判断そのものはご依頼者に確認いただきます。実機での動作検証は含まれず、資料にない手順を新しく考えて作るサービスではありません。

基本プランは6,000円です。合意した範囲でのご要望による修正は、まとめていただいた指示1回まで対応します。当方の誤字・転記ミス・反映漏れは回数外で訂正します。初稿日、確認期間、最終日は、資料と確認点を見て購入前にご相談します。購入・お支払いと必要資料・利用条件の確認がそろってから着手します。

まずは、誰が使うか、どの操作をどこからどこまでまとめたいか、基準になる資料があるか。この3点を、分かる範囲で考えてみてください。対象を絞ったうえで、必要な説明や資料を一緒に確認できます。

サービスの詳しい内容・見積り相談はこちらです。

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