資料の「目的」を1行で決めてから作り始める理由

資料を作り始めるとき、いきなりスライドや文章を書き始めていませんか。実は、資料作りでいちばん大切な作業は、作り始める前に「目的」を1行で決めることです。目的が決まっていない資料は、作っているうちにどんどん膨らみ、結局何を伝えたいのか分からなくなります。ここでは、目的を1行で決めてから作り始める理由を紹介します。

■目的が曖昧だと資料は膨らむ

目的が曖昧なまま作り始めると、「これも入れておこう」「あれも伝えたほうがいいかも」と、情報が次々に増えていきます。ページ数は増えるのに、読み手は「結局何が言いたいのだろう」と感じてしまいます。たとえば会議資料で「現状を共有したい」のか「承認をもらいたい」のかが決まっていないと、現状の説明ばかりが長くなり、決めてほしいことが最後に1行だけ、という資料になりがちです。

■1行にすると削る基準ができる

目的を1行で書くと、入れるべき情報と削るべき情報の基準ができます。たとえば目的が「来週のイベントの開催を承認してもらう」なら、必要なのは開催の概要と費用、リスクの説明です。過去のイベントの細かい実績は、承認に必要なければ削れます。「この情報は目的に必要か」と1行に照らし合わせるだけで、資料は自然とすっきりします。削る判断に迷ったら、目的の1行を読み返してみてください。

■目的の書き方の型

目的の1行は、「誰に」「何をしてもらうか」で書くのがおすすめです。たとえば「上司に、新しいツールの導入を承認してもらう」「お客様に、サービスの違いを理解してもらう」という形です。「誰に」が決まると言葉の選び方も決まり、「何をしてもらうか」が決まると結論の置き場所も決まります。1行に収まらないときは、目的が2つ以上混ざっているサインです。その場合は、資料を分けるか、どちらか一方に絞ってみてください。

■まとめ

資料の目的を1行で決めてから作り始める理由は、「膨らみを防ぐ」「削る基準ができる」「誰に何をしてもらうかが明確になる」の3つです。資料作りは、書き始める前の1行で9割決まります。次に資料を作るときは、まず紙に目的の1行を書いてから、スライドや文章に取りかかってみてください。

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