問い合わせ返信を半分の時間にする「テンプレ化」のコツ3つ

ネットショップの問い合わせ返信に時間がかかる原因の多くは、文章を考える時間ではなく「毎回ゼロから書いている」ことです。返信文をテンプレ化すると、考える作業が「当てはめる作業」に変わります。

コツは3つです。

1. 問い合わせを種類で分ける

配送・返品・商品仕様・破損不良など、まず種類ごとに分けます。種類が決まれば、返信の骨組みはほぼ同じになります。

2. 固定部分と変動部分を分ける

挨拶や締めの文は固定し、注文番号・商品名・日付だけを差し替える形にします。差し替え箇所を【　】で目立たせると、入れ忘れが減ります。

3. AIの下書き＋人の最終確認にする

テンプレをAI（ChatGPTなど）に渡して下書きを作らせ、送信前に人が確認する流れにすると、速さと正確さを両立できます。この「下書きプロンプト」もセットで用意しておくのがおすすめです。

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