社内のAIルールは、情報ではなく業務で線を引く

従業員6名の小規模メーカーを経営しています。情シスはいません。総務も兼任です。

半年ほど前、社内で生成AIを使うルールを決めました。決めるのにかかったのは数日です。

先に正直に書くと、この件で社内が揉めたことは一度もありません。6名で全員の顔が見える規模だからです。なので以下は、私が一人で迷った話です。

■ 最初に怖かったのは、情報漏洩ではありませんでした

この手の話は、たいてい情報漏洩を前提に語られます。私が怖かったのは出力の誤りのほうでした。もっともらしい文章が出てきて、誰も検算せず、そのまま社外に出る。想像したのはその場面です。

■ 情報ではなく、業務ごと外した

いちばん時間を使ったのが「何を入れてはいけないことにするか」でした。

出回っている規程のひな形は、たいてい情報の種類を列挙します。顧客の氏名、個人情報、営業秘密、未公開の財務情報。読むともっともらしいのですが、この方式はやめました。

理由は単純で、これだと現場が毎回判断することになるからです。目の前の文章が営業秘密にあたるかどうか、忙しい現場は考えません。考えなくてよいルールでなければ、守られません。

代わりにやったのは、業務そのものをAIの対象から外すことでした。うちの場合、検査に関わる業務はAIの対象にしない、と決めました。その結果、技術情報は判断するまでもなく対象外になります。

そのうえで、顧客や取引先から来たメールを貼って要約させることは許しています。いちばん守るべきものを業務ごと外してあるからです。

**業務で線を引いておけば、情報の線引きは緩くて済む。** 半年やってみて、ここがいちばんの学びでした。順番が逆だと、条文は立派になりますが、誰も覚えていない文書ができあがります。

■ まだ決めていないこと

私物のスマホで業務のことをAIに聞くことは、決めていません。黙認です。規程のひな形には私物端末の条文があると知っていて、自社では決めていない。詰められていないのが正直なところです。

従業員への伝え方も、口頭でした。少人数なので、それぞれと会ったときに話しただけです。何人まで通用するかは分かりません。どこかで通用しなくなるとは思っています。

効果も測っていません。使う人が増えたのかどうかは分かりません。

■ 最後に

条文の形にしたもの、配ってから定着させるまでの手順、説明会で話す内容、事故が起きたときの初動までをまとめたものを出品しています。自社で整備したものを、他社でも使える形に直したものです。

社内AI利用規程のひな形と運用手順（4,000円）

https://coconala.com/services/4398347