毎月の請求書づくりをボタン1つにする前に、スプレッドシートで整えておく表の形

こんにちは、ミチアカリの中根です。地域のお店や教室のチラシ・ホームページ・LINEまわりを作っています。

月末になると、作業の記録を見ながら請求書を1枚ずつ作る。お客さんの名前を打ち、金額を写し、合計を確かめる。毎月同じ手順をくり返しているなら、Googleスプレッドシートの「ボタン1つ」で作れるようにできます。

ただ、自動にするには、もとの表がある程度そろっている必要があります。仕組みを入れる前に、表をどう整えておくとあとが楽になるかを書きます。

■ 1行に1件、1つのマスに1つのこと

作業や納品を、1件ごとに1行で記録します。1行に「作業日」「お客さん」「内容」「金額」を並べる形です。

つまずきやすいのは、1つのマスに2つのことを書いてしまう場合です。「エアコン1台 12,000円」と1マスに書くと、人が読むぶんには困りませんが、仕組みからは金額だけを取り出せません。内容と金額はマスを分けます。

表の途中に「11月分」のような見出しの行や、空いた行をはさまないことも大事です。月ごとに分けたいときは、作業日の列を見れば分かります。

■ お客さんの名前は表記をそろえる

「佐藤商店」「佐藤商店様」「(株)佐藤商店」が混ざっていると、同じお客さんでも別の相手として数えられ、請求書が2枚に分かれてしまいます。

そこで、別のシートに「お客さん一覧」を作り、名前・宛名・締め日をまとめておきます。記録の表では、その一覧からプルダウンで選ぶようにしておけば、打ち間違いが起きません。請求書の宛名は、作るときに一覧から引いてきます。

■ 「請求済み」の列を1つ足す

ボタンをうっかり2回押したとき、同じ請求書が2枚できると困ります。記録の表の右端に「請求」の列を作り、請求書を作った行には「済」が入るようにしておきます。次に押したときは、「済」のない行だけが対象になります。

締めたあとに追加した作業も、「済」のない行として拾えます。出し忘れと二重請求の両方を防げます。

■ 請求書のひな形を1枚に決める

請求書の見た目は、今使っているものをそのまま1枚のシートに写します。宛名、日付、明細、合計、振込先の位置を決めておけば、ボタンを押したときにそこへ文字と数字が入ります。

できた請求書をPDFにして、ドライブのフォルダへ月ごとに保存する。ここまでを一続きの流れにできます。

■ まとめ

・1行に1件、1つのマスに1つのこと

・お客さんの名前は一覧から選ぶ

・「済」の列で二重請求を防ぐ

・請求書のひな形は1枚に決める

ここまで整っていれば、あとは仕組みを足すだけです。表が整っていないまま自動にすると、例外の多い仕組みになり、あとで直す手間が増えます。

ミチアカリでは、今お使いの表を見せていただき、整え方の相談から、請求書づくり・集計・転記をボタン1つにするところまでお手伝いしています。11月30日まではお試し価格の5,000円です。くわしくはプロフィールの出品一覧からご覧ください。