店舗予約の人数変更｜確定前に返す文例3つ

「2人の予約を4人に変えてください」と届いたとき、すぐに「変更しました」と返すと、席や準備を確認する前に変更が確定したように伝わります。希望を受け取ったことと、対応できることを分けると、確認待ちの状態を共有できます。

以下は自主制作の架空例です。実際の店舗の受付条件・空き状況・料金を確認してから使ってください。顧客対応の実績を示すものではありません。

1｜人数の変更を希望された

「人数変更のご希望を承りました。［現在の人数］から［変更希望人数］へ変更できるか、席と準備の状況を確認します。変更はまだ確定していません。確認後に結果をご案内します。」

現在の人数と希望人数を別々に残します。確認前に元の予約を取り消したり、追加料金なしと案内したりしません。

2｜日時と人数を同時に変更したい

「［現在の日時・人数］から［希望日時・人数］への変更希望を承りました。変更先の空き状況と受付条件を確認します。変更できるかと、現在の予約の扱いをあわせてご案内します。」

変更できる項目だけ先に分かっても、残る項目を未確認として残します。相手がすでに伝えた希望を聞き直さず、不足している点だけ尋ねます。

3｜一部の人数だけ取り消したい

「［受付番号］のうち［人数］分を取り消したいとのご希望を承りました。残る予約人数と手続きの条件を確認し、結果をご案内します。費用や返金の扱いは、確認後にお伝えします。」

希望の受付、予約内容の変更、費用の判断を一つの返事で済ませないようにします。費用・返金の判断そのものを、この文例で代行することはできません。

そのまま使える確認欄

受付番号（実際の連絡先や個人情報はこの記事へ入力しない）／変更前の確定内容／変更希望／未確認の条件／確認担当／次に連絡できる時点／相手へ確定を伝えたか

次回連絡の日時は、実際に対応できる時点を入れてください。確認担当が決まっていなければ、その手配から始めます。返信を送る前に、予約記録と最新の受付条件を見直してください。

自社の受付条件に合わせて文面をそろえたい場合

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文章整理にAIを補助利用した自主制作の例です。顧客対応の成果や監修済みの文面を示すものではありません。

返信文20本の条件を確認して相談する：

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