売れた数が担当者で違う？注文件数・商品点数・返品を分ける集計方法

今週は10件売れたはずなのに、出荷記録では12個になっている。こうした数字の違いは、間違いだけでなく数えている単位の違いでも起きます。今回は、注文件数・商品点数・取消・返品を区別し、販売実績を読み返せる形で残す方法です。

1．何を1件と数えるかを決める

注文件数は注文を単位に、商品点数は注文内の数量を単位に数えるなど、社内の定義を先に決めます。商品明細が複数行でも注文が一つなら、明細行数をそのまま注文件数にはしません。

架空例は、注文Aが1個、注文Bが2個です。この段階では注文2件、商品3個となります。セット商品は1セットを1点と数えるか構成品で数えるかを決め、単位を列名にも記載します。

2．受注日と出荷日を同じ集計に混ぜない

対象期間、時刻の基準、受注・出荷などの対象状態を明記します。週末に受注し翌週に出荷した注文は、受注基準と出荷基準で対象週が変わります。数字が違うときは、まず条件を比較します。

3．取消と返品は、元の数量とのつながりを残す

上の例で注文Bの2個を出荷前にすべて取り消したなら、受注時の商品点数3個、取消2個、出荷対象1個のように経緯を分けられます。元の行を消すだけでは、後で差の理由が分からなくなります。

出荷後に商品が戻った場合は、返品受付、現物到着、返金、再販売可否を区別します。返品1個を受け付けた段階で、出荷実績や在庫をどのように扱うかを勝手に同時変更せず、各記録の定義に沿って処理します。

4．数字が合わなければ、一つの注文へ戻る

集計値だけを書き換えてそろえず、差を作っている注文番号と明細を探します。重複、対象期間、数量、注文状態、セットの単位を確認し、どの条件で差が生じたかを残します。

集計の前に書く五つの条件

目的／対象期間と時刻基準／数える単位／含める注文状態／取消・返品の扱い。この五つとデータの取得日時があれば、後から比較しやすくなります。

まずは直近の注文を数件選び、注文件数と商品点数を別々に数えてみてください。この記事は作業管理のための数量集計例で、会計上の売上認識や販売先の指標を定義するものではありません。

※商品番号・数量・日数などの例は説明用です。見出し画像は既存のAI生成イメージで、実際の商品・作業記録ではありません。