AIを導入しても、なぜ仕事が楽にならないのか？

ChatGPTをはじめ、生成AIを仕事で使う会社や個人事業主が増えてきました。

「AIを導入すれば仕事が早くなる」

「人手不足を補える」

「生産性が上がる」

そんな期待を持って導入したものの、

「思ったほど仕事が楽にならない」

と感じている方も多いのではないでしょうか。

実は、AIそのものが問題なのではなく、

AIを使う前の“業務”が整理されていない

ことが原因になっているケースがあります。

AIは、曖昧な仕事を勝手に整理してくれるわけではない

例えば、こんな業務はないでしょうか。

・依頼内容が毎回違う

・何をもって完成なのか曖昧

・担当者によってやり方が違う

・判断基準が特定の人の頭の中にある

・確認や手戻りが多い

・そもそも何のためにやっている仕事か分からない

この状態のまま、

「ChatGPTを使おう」

「AIで自動化しよう」

としても、なかなかうまくいきません。

AIは入力された情報をもとに処理します。

そのため、

何を目的に、何を材料として、どんな結果を出したいのか

が整理されていなければ、AIに渡す指示も曖昧になります。

よく「良いプロンプトを書くことが重要」と言われます。

もちろん、それも大切です。

しかし、その前に必要なのは、

業務そのものを説明できる状態にすること

だと考えています。

「AIでできる」＝「AIにやらせるべき」ではない

AIを使えば、文章作成、要約、分類、資料作成、メール返信など、さまざまな作業を効率化できます。

ただし、

技術的にAIでできることと、AIに任せるべきことは別です。

例えばメール返信。

AIに文章を作ってもらうことはできます。

しかし、

・相手との関係性

・伝えたい意図

・言葉の温度感

・例外的な判断

・最終的な責任

まで考えると、すべてをAI任せにするのが正解とは限りません。

AIで下書きを作り、人が確認する。

この方が適している場合もあります。

つまり、業務改善では、

「AI化するか？」だけで考えない

ことが重要です。

業務は5つくらいに分けて考えると整理しやすい

私は業務を見るとき、

① AI化する

② 自動化する

③ テンプレート化する

④ 廃止・削減する

⑤ 人がやる

という視点で考えます。

例えば、毎日の売上集計。

これは生成AIよりも、スプレッドシートやシステム連携で自動化した方が良いかもしれません。

商品説明のたたき台。

これは生成AIとの相性が良いでしょう。

毎週同じ形式で作る資料。

テンプレート化で十分かもしれません。

昔から何となく続いている報告作業。

そもそも必要なのか、廃止を検討してもいいかもしれません。

そして、

顧客対応の最終判断や品質確認。

ここは人が残るべき仕事かもしれません。

何でもAIにすることが業務改善ではありません。

業務に合った方法を選ぶことが大切です。

まずは「1つの面倒な仕事」から考えてみる

会社全体の業務をいきなり棚卸しする必要はありません。

まず、

「毎日やっていて地味に面倒」

という仕事を1つ選んでみてください。

そして、

・この業務の目的は何か

・何を材料にしているか

・最終的に何を作っているか

・どこで時間がかかっているか

・どこで判断が必要なのか

・どのくらい繰り返しているか

を整理してみる。

それだけでも、

AIに向いている部分

自動化した方が良い部分

人が残るべき部分

が見えやすくなります。

AI導入の目的は「人を減らすこと」だけではない

AI導入というと、

「仕事をなくす」

「人員を減らす」

という方向で語られがちです。

でも、本当に価値があるのは、

人が考えるべき仕事に時間を使えるようにすること

ではないでしょうか。

資料のたたき台をAIに任せる。

集計作業を自動化する。

同じ説明をテンプレート化する。

不要な作業をやめる。

そうして生まれた時間を、

顧客対応、品質確認、新しい企画、改善、意思決定などに使う。

AIは魔法ではありません。

ただし、業務を整理したうえで使えば、非常に強力な道具になります。

「この仕事ってAI化できるのかな？」

「AIより別の方法が良い気がする」

「毎日やっているこの作業を何とかしたい」

そんな業務があれば、まず1業務から整理してみるのがおすすめです。

私のサービスでは、ひとつの業務フローを確認し、

AI化・自動化・テンプレート化・廃止・人が担当する部分

に整理したうえで、改善方法と優先順位をご提案しています。

AIを導入することを目的にするのではなく、

今の仕事を少しでもラクにする方法を探す。

その第一歩として使っていただければと思います。