長い案内文を、伝わる順番に直す｜文章整理の制作例

「説明は全部入れたのに、何をすればよいか分かりにくい」。そんな案内文は、言葉を短くする前に、情報の順番を見直すと修正箇所を見つけやすくなります。

今回は、文章作成を依頼する際の案内を例に、原稿をどう整理するかを紹介します。以下は説明用に作った架空の原稿です。顧客案件の転載や、納品実績の紹介ではありません。制作にはAI補助を使用しています。

■ 修正前：情報はあるが、行動の区切りが見えない

「記事にしたい内容の原稿はテキスト形式でお送りください。内容を確認して見出しと文章を整えた後、確認用の原稿をお送りしますので、直したい箇所があれば修正内容をまとめてお知らせいただき、その内容を反映した最終原稿をお渡しします。」

この文には、必要な情報が一通り入っています。ただ、送る・確認する・修正を伝えるという読み手の行動が、一つの文に続けて書かれています。読み手は途中で、自分がいつ何をするのかを拾い直す必要があります。

■ 修正後：読み手の行動ごとに分ける

【原稿のお渡しまでの流れ】

1．元になる原稿を送る

記事にしたい内容を、テキスト形式でお送りください。

2．確認用の原稿を読む

いただいた内容を確認し、見出しと文章を整えた原稿をお送りします。直したい箇所があれば、修正内容をまとめてお知らせください。

3．最終原稿を受け取る

お知らせいただいた修正内容を反映し、最終原稿をお渡しします。

■ 変えたのは、三つの点です

一つ目は、見出しで文章の役割を示したこと。「原稿のお渡しまでの流れ」と置き、ここに何が書いてあるかを先に伝えました。

二つ目は、読み手がすることを小見出しにしたこと。「送る」「読む」「受け取る」の順番が見えるため、必要な箇所に戻って確認できます。作成する側の作業は、その下の説明に入れています。

三つ目は、一文を行動の区切りで分けたこと。元の情報をただ削るのではなく、読む場所を分けています。原稿の形式、確認、修正内容の連絡、最終原稿という要素は残しました。

■ 分からない条件は、文章だけで埋めない

この例には、文字数、料金、初稿の日付、修正回数がありません。読みやすくするためでも、元の資料にない条件を「3日で納品」「修正は何度でも」と補うことはできません。

文章の修正では、表現を整える箇所と、依頼者の確認が必要な箇所を分けます。この例なら、納期や修正範囲は別途確認する項目です。曖昧な点を残さず確認できてから、確定した条件を案内文に加えます。

■ ご自身の原稿で試すなら

まず、原稿の中で「読み手にしてほしいこと」に印を付けてみてください。次に、行動の順番に並べ、一つずつ見出しを付けます。最後に、元の原稿と比べて、必要な情報を落としていないか、書かれていない約束を足していないかを確認します。

この手順は、サービスの案内だけでなく、申込み方法や資料の提出案内を整理する際にも使えます。

文章整理をご相談いただく場合は、元の原稿、読む方、使う場所、伝えたいことがあると、対応範囲を具体化できます。料金・文字数・納期・修正範囲は、ご購入前にココナラ内で確認します。