重複を整理した表、最後に「件数と金額」を確認していますか

ExcelやCSVの整理が終わり、行数が減った。合計金額も変わった。この差額を、あとから説明できますか。

今回は重複の基準を決めた後に、整理前後の結果をどう確かめるかをまとめます。原本を残し、作業用コピーで「残す・除外・保留」と理由を記録することが前提です。名簿のIDだけでは別取引を区別できないため、金額のある明細には取引IDや伝票番号など、その表に合った条件を使います。

■ 最後に確認する5項目

□ 原本を上書きせず、元の状態を見返せる

□ 候補ごとに、残す・除外・保留と理由を記録した

□ 元の件数が、残す・除外・保留の件数の合計と一致する

□ 金額がある表は、対象期間・通貨・税込／税抜などの条件をそろえて照合した

□ 保留の確認先と、何が分かれば判断できるかを書いた

■ 金額は「整理前と整理後が同じ」でよいとは限りません

二重登録された取引を1行除外すれば、整理後の合計はその行の金額だけ小さくなります。その差額を説明できることが大切です。

たとえば、説明用の架空データとして、1,000円・1,000円・2,000円の3行、合計4,000円を考えます。前の2行が同じ取引の二重登録だと根拠を確認でき、うち1行を除外するなら、残すのは2行・3,000円、除外は1行・1,000円です。整理後の合計は減りますが、3,000円＋1,000円＝4,000円で差額を説明できます。同額なだけで別取引なら除外しません。これは説明用の計算例で、受注実績や作成中の見本ファイルの検証結果ではありません。

各行を1回ずつ「残す・除外・保留」に分ける場合は、元の合計が、その3区分の合計と一致するかを確認します。最終的に使う表に「残す」だけを入れるなら、その件数と金額が「残す」の集計と一致するかも見ます。

なお、顧客一覧の残高など、合算してよいか分からない列は、むやみに足しません。複数通貨は通貨別に、税込と税抜は条件を分けて確認します。金額が空欄の行は、確認せずに0円として扱わないようにします。

■ 合計が合っても、確認は必要です

同額の別取引を取り違えると、合計だけでは気づけません。取引IDや伝票番号、日付など、業務上の根拠も照合します。判断できない行は推測で埋めず、保留として残します。

■ 確認結果のメモに残すこと

・元ファイル名と、整理後のファイル名

・集計した期間・金額列・単位などの条件

・元の件数／残す件数／除外件数／保留件数

・各区分の金額と、整理前後の差額の理由

・変更した元行番号、変更内容、判断の根拠

・未解決の内容と確認先

確認表があれば、「どこを直したのか」「何がまだ決まっていないのか」を、ファイルと一緒に引き継げます。

まずは数行のコピーで、判断欄と理由欄を足してみてください。元の件数と、それぞれの行の行き先を追えるだけでも、確認しやすくなります。

Excel・CSV整理のご相談では、ファイル形式、おおよその行数・列数、困っていること、希望する完成形をお知らせください。列名と、個人情報・機密情報を伏せた数行の見本があると、確認事項を整理しやすくなります。

サービスの内容はこちら：

https://coconala.com/services/4422670

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