月次決算が遅い、担当者が休むと止まる。原因と直す順番を、診断書にしてお渡しします（K'zコンサルティングのご紹介）

月次の数字が、翌月20日を過ぎても確定しない。

数字が出ないため、支払や借入について判断する時期も後ろにずれている。

担当者が休むと、請求書の発行や支払処理が止まる。

同じ確認や差戻しが、毎月のように繰り返されている。

こうした状況で、新しいシステムやAIを導入しても、問題が解決しないことがあります。業務手順、担当する人、判断基準、必要な情報が決まっていない状態では、新しい道具を入れても、現在の問題がそのまま残るためです。

私は、事業会社とコンサルティング会社で、10年以上にわたり、経理・財務をはじめとする管理部門の実務や業務改善に携わってきました。

事業会社在籍時には、20億円規模の会計システム更新に関わりました。

その際、従来の業務をそのまま新しいシステムへ移すのではなく、業務手順、入力と承認の条件、各担当者の役割、確認する項目を見直しました。

これにより、システムの要件と導入後の業務を同時に検討でき、各部門が何を決める必要があるのかも明確になりました。

大規模なシステム更新だけでなく、日々の月次決算、請求と支払の運用、担当者交代時の引継ぎ、担当者が不在の場合の対応など、会社の規模を問わず発生する実務上の問題にも対応してきました。

問題を抽象的な言葉ではなく、起きている事実で確認する

「業務が非効率」「担当者に依存している」といった説明だけでは、何を変えるべきか判断できません。

そのため、最初に実際に起きている事実を確認します。

・月次処理は、予定より何日遅れているか

・どの担当者が不在になると、どの作業が止まるか

・同じ確認や差戻しが、月に何回発生しているか

・一つの資料を作るために、何人が何時間使っているか

・誰の確認や判断を待って、作業が止まっているか

事実を確認した後は、主に四つの原因を疑います。

1．不要な作業や、同じ内容の重複がある

2．担当者と責任者が明確になっていない

3．判断基準や確認項目が決まっていない

4．作業に必要な情報が、必要な時点でそろわない

例えば、同じ差戻しが毎月発生している場合、担当者の注意不足だけが原因とは限りません。

申請時に必要な情報が決まっていない、確認する人によって判断が異なる、過去の回答が共有されていないといった原因が考えられます。

担当者が休むと業務が止まる場合は、担当範囲が一人に集中している、代わりに対応する人が決まっていない、判断方法が担当者の記憶にしか残っていない可能性があります。

このように、起きている事実と考えられる原因を対応させ、優先して直す業務を決めます。

○診断書でお渡しする内容

ココナラでは、現在の困りごとを観測できる事実に置き換え、「業務課題診断書」としてお渡しします。

診断書に記載する内容は、次の四つです。

・確認できた事実

・考えられる原因と、追加で確認が必要な事項

・優先して改善する業務

・改善を進めるための選択肢と、それぞれの条件

改善の選択肢には、業務手順の変更、役割分担の見直し、AIやシステムの利用、外部への委託などがあります。

AIやシステムは、導入することを前提にしません。入力に必要な情報がそろうか、判断基準を文章で示せるか、誤りを誰が確認するか、例外が起きたときに誰が判断するかを確認します。

これらが決まっていない場合は、AIやシステムを導入する前に、業務側で決めるべき事項を診断書に記載します。

診断書に載せる選択肢は、前提が確認できていること、事実と意見が分かれていること、現場で続けられることを満たすものに限ります。

担当者、期限、効果の確認方法は、診断後の改善計画で決める内容です。業務課題診断の納品範囲には含めず、必要に応じて別途ご相談をお受けします。

○サービスの流れと必要な時間

サービス価格は、最もスモールスタイルで8,000円（税込）～です。

購入後、15〜20分程度の事前アンケートにご回答いただきます。

事前アンケートでは、業務の予定日と実際の完了日、差戻しや問い合わせの件数、作業人数、作業時間の概算などを伺います。

正確な記録がない場合は、概算で構いません。概算で伺った内容は、診断書でも推定値であることを明記します。

回答内容を確認した後、60分のオンラインヒアリングを1回実施します。

現在お持ちの業務手順書、帳票、作業一覧、チェックリストなどがある場合は、ヒアリング前に共有をお願いします。新しい資料を一から作成する必要はありません。

ヒアリング実施後、5営業日以内に業務課題診断書を納品します。

購入後から納品までのメッセージのやり取りは、3往復程度を想定しています。

納品後7日以内に、診断書の内容に関するご質問へ回答します。質問は、できるだけ一度にまとめてお送りください。

○対応しないこと

税務、法務、労務に関する専門家としての判断は行いません。

専門家への確認が必要な場合は、税理士、弁護士、社会保険労務士などに確認すべき事項を書き出します。

日常的な記帳、データ入力、請求書発行などの作業代行も対象外です。

また、システムの開発や設定作業そのものは行いません。導入を検討する場合に、業務側で決めるべき条件を診断書に記載します。

ヒアリングや資料から確認できなかった事項は、事実として扱わず、追加で確認が必要な事項として診断書に明記します。

○ご相談時にお知らせいただきたいこと

見積り相談では、次の三つをお知らせください。

1．困っている業務

2．実際に起きている事実

3．いつまでに改善したいか

例えば、「経理業務を改善したい」だけでなく、次のようにお伝えください。

・支払申請から承認まで、平均5営業日かかっている

・経理担当者が休むと、請求書の発行が止まる

・同じ内容の差戻しが、毎月10件以上発生している

・集計資料の作成に、3人で合計20時間かかっている

依頼内容や改善案を決めてから相談する必要はありません。

見積り相談のメッセージに、困っている業務、起きている事実、改善を始めたい時期をお送りください。対応できる範囲と、確認に必要な資料をお返しします。