Excelの集計を自動化する前にやっておきたい整理3つ

こんにちは、タクと申します。普段はExcelの関数やVBAマクロ、集計シートづくりのお手伝いをしています。

「毎月手作業でやっている集計を、ボタン一つでできるようにしてほしい」というご相談をよくいただきます。ただ、いきなりマクロを組み始める前に、整理しておいたほうがいいことがいくつかあります。今回は、Excelの集計を自動化する前にやっておきたい整理を3つ紹介します。

■1. 今の手作業をいったん棚卸しする

「毎月これをやっている」という作業は、意外と本人の頭の中にしかルール化されていないことが多いです。どのシートのどの列を、どういう条件で、どこに転記・集計しているか。まずはこの手順を紙でもメモでもいいので書き出してみると、自動化すべき部分と、実は毎回やり直していただけの無駄な部分がはっきり見えてきます。

■2. 「マスタ」と「入力」を分ける

集計がすぐ崩れてしまう原因の多くは、参照する項目名や単価などのマスタ情報と、日々の入力データが同じシートに混ざっていることです。マスタは別シートにまとめて、入力側はそこを参照するだけにしておくと、あとから関数やマクロを組んだときに壊れにくくなります。すでに混ざっている場合は、自動化と合わせて整理するタイミングと考えるのがおすすめです。

■3. 「誰が、いつ更新するか」を決めておく

自動化した仕組みも、元になるマスタや入力ルールが更新されなければ、いずれ実態とずれていきます。項目が増えたときに誰が反映するのか、フォーマットを変えていいのは誰か。ここを決めておかないと、せっかく作った集計シートも数ヶ月後には「よくわからないので触らないでおく」ファイルになりがちです。

この3つを整理しておくだけで、関数やマクロを組んだあとの安定感がかなり変わります。「今使っているシートのままで自動化できる?」といったご相談も歓迎していますので、お気軽にどうぞ。

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