業務自動化の診断を頼む前に読む記事

「この作業、AIで自動化できないだろうか」——そう思ったときに、まず何を確かめればよいのか。業務自動化・生成AIの診断（出品「ChatGPT・Claudeで業務自動化を診断します」）をご検討中の方に向けて、出品ページの文字数では書ききれなかったことをまとめました。

特に「やらないこと」を先に読んでいただくと、ご購入後に「思っていたのと違う」となることを防げます。購入前の判断材料としてお使いください。

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■ 1. この出品でやること

いまお手元にある作業を工程に分解して、「どこまでを機械に任せられて、どこからは人が決めるべきか」を書面（診断書・PDF）でお返しします。

こんなときにご利用ください。

・毎日・毎週くり返している同じ作業に、時間を取られている

・生成AIを触ってはみたが、業務のどこに組み込めばよいか分からない

・自動化ツールを外注したいが、そもそも何を頼めばよいのか分からない

・見積りを取る前に、実現できるのか・どのくらいの規模になるのかを知りたい

・「AIを活用しろ」と言われたものの、何から手をつけるか決められない

お渡しするのは診断書（PDF）です。中身は4つあります。

【1. 現状の棚卸し】

伺った作業を工程に分解します。「受け取る → 転記する → 確認する → 送る」のように分けたうえで、それぞれの頻度、1回あたりの所要時間、年間にすると何時間になるかを一覧にします。ここで「思っていたより時間を使っていた工程」が見つかることがよくあります。

【2. 自動化の可否判定】

工程ごとに「自動化できる／条件つきでできる／人がやるべき」を、理由とともに示します。できない工程は「できない」と書きます。条件つきの場合は、何が整えば実現できるのかまで書きます。

【3. 進め方の提案】

どこから手をつけると効果が大きいかを、順番をつけて示します。最初の一歩には「小さく試せて、失敗しても元に戻せるもの」を選びます。いちばん大きい工程から手をつけると、たいてい途中で止まるためです。

【4. 概算】

それぞれにどのくらいの工数がかかりそうか、運用にどのくらいの費用（AIの利用料など）がかかりそうかの目安を書きます。作ったあとに毎月かかるお金まで含めて見ていただくためです。

やり取りはすべて文字で行います。ビデオ通話の日程を調整していただく必要はありません。ご記入いただくヒアリングシートは記述式で、お手すきのときに書いていただけます。書面でお返しするので、後から読み返せますし、そのまま社内で回していただくこともできます。

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■ 2. この出品でやらないこと

ここがこの記事でいちばんお伝えしたい部分です。

【動くツールやプログラムをお渡しすること】

この出品でお渡しするのは診断書だけです。実際に動くツールの制作は含みません。「診断したうえで作ってほしい」という場合は、構築を別の出品でお受けしています。診断書には概算の工数を書きますので、それを見てからご検討いただけます。診断だけで終えていただいても構いません。

【ビデオ通話での相談】

この出品では行いません。日程を合わせる手間がかからないこと、その場の理解に頼らず後から読み返せること、社内の説明にそのまま使えること——この3つを優先しているためです。

【「できます」とだけ答えて、できない理由を濁すこと】

診断の結果が「自動化できない」になることはあります。そのときは、なぜできないのか、どこが変われば実現できるようになるのかまで書きます。作ってみたら動かなかった、という結末を避けるための出品なので、できないことははっきり書きます。

【削減できる時間や効果を数値で約束すること】

「これで年間◯時間が浮きます」といった約束はしません。実際に減る時間は、扱うデータの量、例外の多さ、運用する方の慣れに左右されるためです。概算として幅のある目安は示しますが、それが約束ではないことも書き添えます。

【人が決めるべき工程まで自動化する提案】

判断をともなう工程、間違えたときの影響が大きい工程は「人がやるべき」と書きます。自動化の目的は作業をすべて消すことではなく、人が判断だけに集中できる状態を作ることだと考えているためです。確認の工程をあえて残す提案をすることもあります。

【特定のツールやサービスを売り込むこと】

特定の製品の販売代理はしていません。診断で製品名を挙げるときは、ほかの選択肢と、その製品を選んだ場合に何が制約になるかを併記します。

【法令・業界規制に適合するかの判断】

資格や許認可、業界ごとの規制、個人情報の取り扱いが法令に適合するかどうかの判断は行いません。該当しそうな場合は「確認が必要な点」として書き出し、どこに確認すべきかまでをお伝えします。

【内容を一切お聞かせいただけない業務の診断】

守秘のために作業内容をお伝えいただけない場合、診断はできません。秘密保持契約（NDA）には対応していますので、ご希望の場合はご購入前にお知らせください。

【内部仕様が確認できないシステムについて、連携できると断定すること】

お使いの業務システムの仕様が非公開で、外部との連携手段が確認できない場合、「連携できます」とは書きません。その場合も、何を確認すればよいか、どこに問い合わせればよいかを書いてお返しします。

【ココナラの外でのやり取り】

ご相談から納品まで、すべてココナラのメッセージとトークルームの中で行います。外部サービスでの連絡や、ココナラを通さない直接のお取引はお受けしていません。

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■ 3. 進め方（ご相談から納品まで）

1. 購入前のご相談（任意・無料）

「こんな作業なのですが」という一行からで構いません。対象になりそうか、基本料金で収まりそうかをお返しします。何を聞けばよいのかも分からない、という段階でのご相談で大丈夫です。

2. ご購入とヒアリングシート

ご購入後、ヒアリングシートをお送りします。記述式で、ご記入は15分ほどを想定しています。伺うのは主に次のことです。

・どんな作業を、どのくらいの頻度で、1回あたりどのくらいの時間をかけているか

・その作業で使っているツール（表計算ソフト、業務システム、電子連絡等）

・作業の中で「例外」が起きるのはどんなときか

・その作業をしている方が何人いて、引き継ぎがあるかどうか

画面のスクリーンショットをいただけると、診断の精度が上がります。文章で説明しづらいところは、画面を撮って貼っていただくだけで構いません。

3. 診断

ご記入内容をもとに工程を分解し、可否を判定します。途中で確認したいことが出てきた場合は、トークルームでお尋ねします。

4. 納品

診断書（PDF）をお届けします。お届け日数は出品ページに記載のとおりです。お急ぎの場合は、有料オプションをご用意しています。

5. 納品後のご質問

診断書の内容について、2往復までご質問にお答えします。読んだうえで出てくる疑問に答えるところまでを1件と考えているためです。回数を増やしたい場合は、有料オプションで延長できます。

専門用語で説明していただく必要はありません。作業の中身だけ、普段の言葉で教えてください。

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■ 4. 事例（自分の運用から）

お客様の業務は守秘の対象なので、ここではすべて「自分で作って、自分で使っているもの」から紹介します。名前・URL・画面は載せていません。

【事例1】日々の運営判断を、仕組みの側へ寄せた

自分の事業の日次業務を、ほとんど人手をかけずに回す仕組みを1年近く運用しています。やることの洗い出し、優先順位づけ、進捗の記録をボードの形にまとめ、決まりきった判断は仕組みの側に持たせています。

この運用で分かったのは「全部を自動化しようとすると壊れる」ということでした。例外が起きたときに人が気づけない仕組みは、静かに間違い続けます。診断で「ここは人がやるべき」と書く工程があるのは、この失敗を先に済ませているためです。

【事例2】電子書籍の制作・出版を、工程に分けて機械に渡した

これまでに電子書籍を8冊、月刊誌を3号出しています。原稿から出版までを「書く／整える／組む／出す／記録する」という工程に分け、機械に渡せるところだけを渡しました。

渡せたのは、体裁を整える・ファイルを書き出す・記録を残すといった「同じ入力から同じ結果が出る」工程です。渡せなかったのは、何を書くか決める・読んで直す、という工程でした。診断の1番目に「工程に分解する」を置いているのは、この線引きが、分解しないと見えないためです。

【事例3】「全部を見る」をやめて、「影響のあるものだけ届く」に変えた

運用している8つのWebサイト環境について、使っているソフトウェアのバージョンと、公開されている脆弱性の情報を毎週自動で突き合わせ、影響のあるものだけが手元に届くようにしています。

以前は情報そのものを毎週眺めていましたが、量が多く、結局は見落とします。自動化で効いたのは「作業を速くすること」ではなく「見るべきものを減らすこと」でした。診断でも、作業時間の削減より先に「判断の回数を減らせないか」を見ます。

【事例4】自動化しなかったところの話

複数の店舗で毎日使われている業務システム（売上・顧客管理・掲示板・勤怠・予約・収支・分析など12機能）を開発し、保守しています。

このシステムでは、集計や転記は機械に任せていますが、現場の方が目で確かめる工程はあえて残しています。数字が合わないときに、人が気づけるようにするためです。「どこを自動化しないか」を決めるほうが、実は難しく、そして効果があります。

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■ 5. よくある質問（全文）

Q. AIについて詳しくないのですが、大丈夫ですか？

A. はい、大丈夫です。むしろ「詳しくないので、何を頼めばよいか分からない」という段階の方に向けた出品です。

専門用語を使わずに、作業の中身だけを普段の言葉で教えていただければ診断できます。「毎週、届いた申込を一覧に書き写している」「同じような文書を毎回ゼロから作り直している」——このくらいの説明で十分です。

AIで何ができるのかを事前に調べていただく必要もありません。それを調べる部分が、この出品の中身です。

Q. 診断の結果「自動化できない」となることはありますか？

A. あります。そのときも、なぜできないのか、どこを変えればできるようになるのかを書いてお返しします。

たとえば「紙で届くものを扱っている」「その都度の判断が入る」「例外が多く、条件を書き切れない」といった理由です。それぞれについて、いま自動化できない理由と、どこが変われば実現できるかを書きます。

「できます」とだけ言われて作ってもらったのに動かなかった、という結末を避けるための出品です。できないことははっきりお伝えします。

Q. 診断のあと、実際に作ってもらうこともできますか？

A. はい。診断書に概算の工数を書きますので、それを見てからご検討いただけます。構築は別の出品でお受けしています。

診断だけで終えていただいても構いません。診断書は「社内で内製する」「別の方に頼む」という判断にもそのまま使えるように書いています。ほかの方へ見積りを依頼するときの資料としてお使いいただいても問題ありません。

Q. 相談できる作業はいくつまでですか？

A. 表示価格は、2つまでの作業を想定した基本料金です。3つ以上ある場合は、有料オプション（1作業ごと）で承ります。

どこまでを「1つの作業」と数えるか迷われる場合は、購入前のご相談でお知らせください。工程が続いている一連の流れであれば、まとめて1つと数えることが多いです。

Q. 診断書はどのくらいの分量になりますか？

A. 作業の数と工程の細かさによりますが、1つの作業について、工程の一覧・可否判定・進め方・概算をひととおり載せた分量になります。

ページ数を増やすことは目的にしていません。読んで判断できることを優先し、削れるところは削ります。

Q. 社内の稟議や、上長への説明に使えますか？

A. そのために書面でお渡ししています。

口頭の相談と違い、診断書は第三者が読んでも筋が追えるように、「現状はこうなっている」「ここは自動化できる／できない」「理由はこれ」「順番はこう」「概算はこのくらい」という形で書きます。そのまま添付していただけます。

説明する相手が決まっている場合は、ご購入時にお知らせください。その方が知りたいであろう点（費用、運用の負担、止まったときの影響など）を厚めに書きます。

Q. 業務の情報を出すのが不安です。

A. 秘密保持契約（NDA）に対応しています。ご希望の場合はご購入前にお知らせください。

いただいた情報は診断以外の目的には使用しません。診断書に社名や固有名詞を載せる必要がない場合は、伏せた形で作成することもできます。

なお、内容を一切お伝えいただけない場合は診断ができません。どこまでならお出しいただけるかを、購入前のご相談の段階でご相談ください。

Q. 現状の作業を、うまく説明できる自信がありません。

A. ヒアリングシートは記述式で、埋められるところだけで構いません。分からない部分は、こちらから質問して整理します。

うまく書けないときは、画面のスクリーンショットを何枚か貼っていただくだけでも進められます。実際、文章よりも画面のほうが、工程の実態がはっきり分かることが多いです。

Q. 表計算ソフトのマクロと生成AI、どちらが向いているかも分かりますか？

A. はい、そこも診断の対象です。

生成AIが向いているのは、文章を読む・書く・分類するといった「毎回少しずつ違うもの」を扱う工程です。一方、決まった形のデータを転記する・集計するといった工程は、従来のやり方（表計算ソフトの機能やスクリプト）のほうが速くて安く、壊れにくいことが多くあります。

「AIを使うこと」を目的にせず、工程ごとにどちらが向いているかで判定します。結果として「ここはAIを使わないほうがよい」という診断になることもあります。

Q. 診断を受けたら、必ず何かを導入しなければいけませんか？

A. いいえ。「今はどれも見送る」という判断のための材料としてお使いいただけます。

概算の工数と運用費用を書くのは、費用に見合わないものを見送っていただくためでもあります。かけた時間とお金が回収できない工程については、その旨をそのまま書きます。

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■ 6. ご依頼はこちらから

ここまで読んで「自分の作業も見てもらえそうだ」と思われた方は、下の出品ページからご相談・ご購入ください。

対象になるか判断がつかない場合も、まずは作業の内容を一行お知らせいただければ、対応できるかどうかをお返しします。