AI業務を自動化する前に整理したい5項目｜依頼文テンプレ付き

AIやCodexで業務を楽にしたい時、最初にツール名や長いプロンプトから考えると、かえって止まりやすくなります。

先に決めたいのは「何を自動化するか」ではなく、「どこまでを機械に任せ、どこを人が確認するか」です。この記事では、依頼前にそのまま使える5項目の整理メモと、修正前・修正後の依頼文をまとめます。

【1. 今の作業を一文で書く】

まず、現在の作業を動詞まで入れて一文にします。

例:

・毎週、売上CSVをExcelへ貼り、商品別の合計を作っている

・商品画像を見ながら、EC用の説明文を1件ずつ書いている

・途中で止まったAI開発のREADMEと作業ログを読み直している

「事務を効率化したい」だけでは範囲が広すぎます。誰が、何を受け取り、何を作る作業かまで書くのがポイントです。

【2. 入力と完成物を分ける】

次の2行を埋めます。

入力: いま手元にあるもの

完成物: 最後に欲しいもの

記入例:

入力: 商品名、価格、3枚の画像

完成物: タイトル案、説明文案、確認が必要な箇所の一覧

入力と完成物が混ざると、AIは勝手に前提を補いやすくなります。分からない情報は「不明」と残した方が安全です。

【3. 人が確認する場所を先に決める】

自動化しない場所も決めます。

・金額、日付、固有名詞の最終確認

・公開、送信、購入、振込などの確定操作

・法律、医療、税務、労務、投資などの専門判断

・顧客情報や社内情報を含む判断

AIが案を作ることと、人が確定することは分けておきます。

【4. 送らない情報を決める】

APIキー、パスワード、認証コード、口座番号、本人確認資料、住所、電話番号、顧客名、会社内部の未公開資料は、そのまま送らないでください。

まずは「顧客A」「商品B」「金額X円」のように伏せた例で、整理方法だけ確認できます。

【5. 最初の一手を15分以内にする】

大きな自動化ではなく、今日試す1回分に縮めます。

・サンプル3行だけで出力形式を確認する

・1つのファイルだけ対象にする

・候補を3つ出してもらい、人が1つ選ぶ

・エラー原因を直さず、確認順だけ作る

【依頼文 Before / After】

修正前:

「このExcel作業を全部自動化してください」

修正後:

「毎週の売上CSVから商品別合計を作る作業を整理します。まずサンプル5行だけを対象に、入力項目、計算手順、出力列、途中で人が確認する点を表にしてください。まだコードは書かず、不明点を3つ以内で質問してください」

修正後は、対象、順番、確認方法、まだしないことが分かります。これだけでも、手戻りを減らしやすくなります。

【コピペ用・5項目メモ】

1. 今の作業:

2. 入力:

3. 完成物:

4. 人が確認する点:

5. 今日試す最初の一手:

ここまで自分で書ける場合、サービス購入は不要です。まずこのメモを使って、小さなサンプルで試してください。

一方で、作業が散らばっていて優先順位やAIへの依頼文が作れない場合は、1テーマを1枚に整理する3,000円の入口診断を用意しています。

AI業務整理と自動化の次の一手を診断します:

https://coconala.com/services/4293078

複数資料、README、再開チェックリストまで必要な場合は、10,000円の整理パックへ分けます。購入前相談では、今の作業、一番困っている場所、今日決めたい一手の3点だけで大丈夫です。合わない場合は無理におすすめしません。

※このメモは業務整理の一般的な手順です。個別の専門判断や成果を保証するものではありません。