会場に着いてから足りないと気づく。あれが一番きつい

会場に着いて、荷を下ろして、それから気づく。

「あれ、○○がない」

ケータリングや出張宴会をやっていると、

たぶん誰でも一度は経験があると思います。

戻れる距離ならまだいい。戻れない距離のときは、

その場にあるもので何とかするしかありません。

そして、お客様には何も起きていない顔で出す。

あれが一番きついです。

■ 積み忘れは「確認不足」ではありません

事故が起きたあと、たいてい「確認が甘かった」で終わります。

でも、確認した本人はちゃんと見ているんです。

問題は、確認する対象が毎回変わることです。

献立が違えば器も違う。会場が違えば延長コードの本数も違う。

人数が違えばグラスの数も変わる。

つまり「毎回ちがうものを、記憶で確認している」。

これで抜けないほうがおかしい、というのが私の実感です。

■ 1つ目：積む順番を、降ろす順番の逆にする

これは道具の話ではなく、積み方の話です。

会場でまず使うのは、たいてい設営まわりです。

テーブルクロス、脚、延長コード、養生。

料理は最後に出します。

なので、トラックには**最後に使うものから先に積む**。

そうすると、降ろした順にそのまま設営が進みます。

順番が決まると、積み込みながら数えられます。

「設営 → 什器 → ドリンク → 料理」の4つのかたまりで積めば、

かたまりごとに確認できるので、抜けたときにすぐ気づきます。

逆に、空いているところに詰めていく積み方だと、

現場で荷物を全部下ろすまで、何が無いか分かりません。

■ 2つ目：「毎回積むもの」と「今回だけ積むもの」を分ける

積み忘れが起きるのは、ほぼ後者です。

延長コードやトングは毎回積むので、体が覚えています。

忘れるのは「今回だけ必要なもの」です。

 ・この献立にだけ使う器

 ・この会場にだけ必要な延長コード（距離が長い）

 ・この人数だからいる追加のグラス

なので、リストを2段に分けます。

 【毎回積むもの】…… 内容が変わらない。チェックだけ

 【今回積むもの】…… 案件ごとに書き足す欄

書き足す欄が空欄のまま出発しそうなときは、

たいてい打合せの内容が落ちています。そこで気づけます。

■ 3つ目：積んだ人の名前を残す

責任を取らせるためではありません。逆です。

複数人で積むと、「誰かが積んだと思っていた」が起きます。

一番危ないのは、全員が善意で動いているときです。

なので、かたまりごとに「積んだ人」の欄を作ります。

 設営 …… 誰

 什器 …… 誰

 ドリンク …… 誰

 料理 …… 誰

これだけで「思っていた」が消えます。

名前が空欄なら、そのかたまりは誰も積んでいません。

■ 表にすると、新人でも同じ精度になる

この3つは、経験のある人なら頭の中でやっています。

ただし、その人が休んだ日に止まります。

表にしておくと、

 ・積む順番が書いてあるので、迷わない

 ・毎回のものはチェックするだけ

 ・今回のものは打合せ時に書き足す

 ・誰が積んだかが残る

つまり、**ベテランの段取りを、そのまま形にして渡せる**ということです。

私は最初、紙に手書きでやっていました。

それをExcelにして、案件ごとにコピーして使う形にしたら、

出発前の確認にかかる時間がはっきり減りました。

難しい関数は使っていません。

チェックが入っていない行に色が付くようにしているだけです。

■ 最後に

積み忘れが起きたとき、誰かを責めても再発します。

責めるかわりに、「何が決まっていなかったか」を1つ探してください。

積む順番か、今回だけのものの扱いか、誰が積んだかの記録か。

たいてい、このどれかです。

現場で使っている積込・準備のチェック表は、

そのまま使える形にしたものを出品一覧に置いています。

興味があれば、覗いてみてください。