お店を続けていると、毎日のように発注や在庫確認の作業がありますよね。
「まだ残っていると思っていたのに、必要な材料が足りなかった」
「念のために多めに仕入れたら、思ったより使わなかった」
「どれを先に確認すればいいのか分からなくなってしまう」
小さなお店では、接客や仕込み、片付け、売上確認など、やることがたくさんあります。
その中で在庫確認まで毎回きれいに整理するのは、なかなか大変だと思います。
この記事では、在庫確認で迷いにくくするための、シンプルな「3分類チェック」の考え方をご紹介します。
難しい管理システムを使う前に、まずは今ある在庫を見やすく分けるだけでも、発注前の確認がしやすくなります。
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よくある在庫確認の悩み
飲食店、カフェ、美容室、整体院、サロンなど、小さなお店では、在庫の種類が意外と多くなりがちです。
たとえば飲食店やカフェなら、
・コーヒー豆
・牛乳
・卵
・野菜
・調味料
・紙ナプキン
・テイクアウト用の容器
・洗剤や消耗品
美容室やサロンなら、
・シャンプー
・トリートメント
・タオル
・施術用の備品
・店販商品
・掃除用品
・予約カードや袋類
このように、売上に直接関係する商品だけでなく、営業を支える細かい備品もあります。
そのため、頭の中だけで管理していると、
・何が足りないのか分からない
・何を発注すべきか迷う
・毎回確認に時間がかかる
・同じものを多めに買ってしまう
・必要なものを見落としてしまう
ということが起こりやすくなります。
そこでおすすめなのが、在庫を一度に全部見ようとせず、3つに分けて確認する方法です。
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小さなお店のための3分類チェック
在庫確認で迷いやすいときは、まず次の3つに分けて考えると整理しやすくなります。
・今すぐ確認するもの
・近いうちに確認するもの
・しばらく様子を見るもの
とてもシンプルですが、この3つに分けるだけで、発注前に見るべきものが分かりやすくなります。
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1. 今すぐ確認するもの
まずは「これが切れると営業に困るもの」を確認します。
たとえば、飲食店やカフェなら、
・主力メニューに使う材料
・毎日使う調味料
・ドリンクに使う牛乳や氷
・テイクアウト用の容器
・レジ袋や紙袋
・洗剤やペーパー類
美容室やサロンなら、
・施術に必要な基本用品
・毎日使うタオルや消耗品
・予約対応に必要な備品
・お客様に渡す袋やカード類
などです。
ここに入るものは、なくなるとすぐに営業へ影響しやすいものです。
確認するときは、次のように考えると分かりやすいです。
・今日、明日で足りそうか
・次の仕入れ日まで持ちそうか
・急に使う量が増える予定はあるか
・週末や予約が多い日に足りるか
完璧な数字で管理できなくても、まずは「切れると困るもの」を見える形にするだけでも、発注時の迷いを減らしやすくなります。
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2. 近いうちに確認するもの
次に見るのは、「今すぐではないけれど、そろそろ確認しておきたいもの」です。
たとえば、
・週に数回使う材料
・季節限定メニューの材料
・たまに出る商品の在庫
・予備として置いている備品
・キャンペーンやイベントで使うもの
などです。
この分類のものは、すぐに困るわけではありません。
ただ、気づいたときには少なくなっていて、慌てて発注することがあります。
特に、小さなお店では「普段はあまり出ないけれど、必要なときには必要」というものもあります。
たとえばカフェなら、季節限定ドリンクの材料。
飲食店なら、週末だけよく出るメニューの食材。
サロンなら、特定の施術で使う備品。
こうしたものは、毎日確認する必要はなくても、週に1回などのタイミングで見直すと安心です。
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3. しばらく様子を見るもの
最後は、「今すぐ発注しなくてもよいもの」です。
たとえば、
・在庫に余裕があるもの
・あまり動いていない商品
・使用頻度が低い備品
・すぐに代用できるもの
・しばらく使う予定が少ないもの
などです。
この分類を作っておくと、発注しすぎを防ぎやすくなります。
在庫確認をしていると、「念のため買っておこう」と思うことがあります。
もちろん、余裕を持つことは大切です。
ただ、小さなお店では保管場所や仕入れの予算も限られています。
そのため、すべてを多めに持つよりも、「今は様子を見るもの」を分けておくと判断しやすくなります。
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改善前と改善後の考え方
在庫確認が大変なときは、すべてを一度に完璧に管理しようとしている場合があります。
改善前の考え方は、たとえばこのような形です。
・全部の在庫を毎回確認しようとする
・頭の中の記憶に頼る
・足りないものだけをその場でメモする
・発注前に慌てて確認する
これだと、忙しい日ほど見落としが起こりやすくなります。
改善後は、次のように考えます。
・切れると困るものから確認する
・週に1回見るものを分ける
・今は発注しないものも分けておく
・発注前に見る順番を決めておく
ポイントは、完璧な在庫管理を目指すことではありません。
まずは、「迷わず確認できる状態」に近づけることです。
それだけでも、日々の発注作業が少し進めやすくなります。
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今日からできる小さな改善
今日から試すなら、まずは紙でもスマホのメモでも大丈夫です。
次の3つの見出しを作って、思いつくものを書き出してみてください。
・今すぐ確認するもの
・近いうちに確認するもの
・しばらく様子を見るもの
たとえば、カフェの場合はこのようなイメージです。
・今すぐ確認するもの
コーヒー豆、牛乳、紙コップ、テイクアウト袋
・近いうちに確認するもの
季節限定ドリンクの材料、焼き菓子の包装袋、予備のストロー
・しばらく様子を見るもの
あまり動いていない茶葉、イベント用の備品、余裕がある洗剤
最初からきれいな表にしなくても大丈夫です。
まずは、頭の中にある在庫を3つに分けて見えるようにすることが大切です。
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AIを使う場合の相談例
在庫の分類を考えるときは、AIに相談することもできます。
たとえば、ChatGPTやClaudeに相談する場合は、次のような文章を使えます。
「私は小さなカフェを運営しています。以下の在庫リストを、発注前に確認しやすいように、
・今すぐ確認するもの
・近いうちに確認するもの
・しばらく様子を見るもの
の3つに分けてください。
ただし、最終判断は人間が行うので、理由も簡単に添えてください。
在庫リスト：
コーヒー豆、牛乳、紙コップ、テイクアウト袋、季節限定ドリンクの材料、洗剤、ストロー、焼き菓子の包装袋」
このように依頼すると、AIが分類のたたき台を作ってくれます。
ただし、AIはお店の実際の状況をすべて知っているわけではありません。
そのため、出てきた分類はあくまで参考として使い、最後はお店の営業状況に合わせて確認してください。
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人間が確認すべき注意点
AIや表計算を使って在庫を整理するときも、最後は人の目で確認することが大切です。
特に、次のような点はお店側で確認した方が安心です。
・実際の残量と合っているか
・賞味期限や使用期限に問題がないか
・週末や予約状況に合っているか
・季節や天候で使用量が変わりそうか
・仕入れ先の休業日や納品日を考慮できているか
・保管場所に無理がないか
AIは便利な下書き係にはなりますが、現場の感覚までは完全には分かりません。
だからこそ、AIに任せきりにするのではなく、店主さんやスタッフさんが最後に確認することが大切です。
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自分だけで難しい場合
在庫確認や発注リスト作りは、やろうと思えば自分でも少しずつ整えられます。
ただ、日々の営業の中で、
・在庫リストを作る時間がない
・何を分類すればいいか分からない
・発注前に見る表を作りたい
・紙のメモを整理したい
・Googleスプレッドシートで確認しやすくしたい
・AIに相談するための形に整えたい
ということもあると思います。
そのような場合は、無理に一人で抱え込まず、必要な部分だけ相談していただく形でも大丈夫です。
お店のメニューや使用している材料、消耗品の情報をもとに、発注前に確認しやすい形へ整理するお手伝いもできます。
大切なのは、複雑な仕組みを作ることではなく、日々の確認が少しラクになる形に整えることです。
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まとめ
在庫確認で迷いやすいときは、まず次の3つに分けて考えてみてください。
・今すぐ確認するもの
・近いうちに確認するもの
・しばらく様子を見るもの
この3分類にするだけでも、何から確認すればよいかが見えやすくなります。
小さなお店では、すべてを完璧に管理しようとすると続けるのが大変です。
まずは、今あるメモや在庫リストを少し整理するところからで十分です。
在庫確認や発注リストは、お店の毎日を支える大切な作業です。
無理なく続けられる形に整えることで、日々の確認もしやすくなります。
もし、在庫リストや発注メモをどう整理すればいいか迷っている場合は、小さなお店向けに、無理なく使える形へ整えるお手伝いもしています。
必要な方は、サービス内容をご確認ください。
