認識合わせのメモを1枚残すだけで、後から「言った、言わない」になるのを防げる

打ち合わせで決まったことを、その日のうちに1枚のメモにして共有します。地味な習慣ですが、あとで話がかみ合わなくなるのを防げます。

議事録とは、少し違うものです。話した内容を全部残すためではなく、「私たちはこう理解しました」を相手に見ていただくためのメモです。

メモに書く項目

項目は4つに決めています。毎回同じ順番で書くので、読む側も2、3回で慣れます。

1つ目は、決まったこと。日付、数、担当まで書きます。「来週対応」と書くと人によって受け取り方が変わるので、「10月20日までに、開発側が試作を共有」のように書きます。

2つ目は、決まらなかったこと。話には出たけれど、結論が出ていないものです。

3つ目は、次にやること。誰が、何を、いつまでに。

4つ目は、こちらが前提にしていること。相手が口にしていないのに、私たちが「たぶんこうだろう」と受け取ったことを、そのまま書きます。食い違いは、決まったことより、この前提のところで起きやすいと感じています。書いてみると「そこは違います」と返ってくることが、意外に多い項目です。

長さはA4で1枚まで。収まらないときは、書きすぎです。

書く人と確認する人

書くのは、指示を受けて動く側が向いています。誤解したときに困るのは、動く側だからです。私たちの場合は、ベトナム側のエンジニアかブリッジ担当が日本語で書いています。

確認する方は、発注側でお一人に決めていただきたいところです。宛先が何人もいると、「誰かが見ただろう」で終わってしまいます。

返事は「相違ありません」の一言で足ります。違うところがあれば、その行だけ直していただく形です。返信が難しい週は、次の打ち合わせの最初にメモを一緒に見るだけでも構いません。

正直に言うと、書く側には手間です。打ち合わせのあとに15分ほどかかり、忙しい日は後回しにしたくなります。ただ、後回しにした週ほど、翌週に食い違いが出ました。

日本語と現地語のずれ

国をまたぐ仕事では、同じ言葉でも受け取り方がずれることがあります。

「対応します」。日本側は終わらせるところまでを思い浮かべ、ベトナム側は取りかかるという意味で言っている場合があります。

「OK」。内容が聞き取れました、という返事で、賛成したとは限りません。

「検討します」。日本側がやんわり見送るつもりで言っても、ベトナム側は前向きに進む話だと受け取ることがあります。

どちらが悪いという話ではありません。会話の中では、お互いに気づかないだけです。メモにすると、「いつまでに」「終わらせるのか、始めるのか」を書かないと文が完成しないので、そこで初めてずれが見えます。

書き方にも一つ工夫があります。主語を省かず、一文を短くすることです。翻訳ツールにかけて読む人がいても、意味が変わりにくくなります。

メモの見本

説明のために作った架空の内容です。実際の案件のものではありません。

件名：10月13日 打ち合わせの認識合わせ(在庫一覧画面)

1. 決まったこと ・在庫一覧に「最終入荷日」の列を追加する ・試作の画面を10月20日(火)に共有する(担当：開発側)

2. 決まらなかったこと ・CSV出力にも同じ列を入れるか(10月22日の打ち合わせで決める)

3. 次にやること ・発注側ご担当：今のCSVを使っている部署を、10月16日(金)までに確認 ・開発側：列を追加した試作を作る

4. こちらの前提 ・「最終入荷日」は、倉庫に届いた日を指す(検品が終わった日とは別) ・この画面を見られるのは、在庫担当の方のみ

上記の理解に相違がないか、一言ご返信をお願いいたします。違う点があれば、その行だけ直していただければ十分です。

この見本で4つ目の2行がなかったら、どうなるでしょうか。入荷日の意味を取り違えたまま画面ができあがり、見ていただいてから作り直す、という流れが想像できます。

相手が海外の会社でも、国内の会社でも、社内の別の部署でも、やり方は同じです。次の打ち合わせで、一度試してみてください。

このブログでは、オフショア開発とベトナムのことを続けて書いています。続きを読みたい方は、フォローしていただけるとうれしいです。