売上集計が合わない…と思ったら、最初に確認する3つのこと

売上データをExcelで集計したのに、レジや元データの合計と合わない。

そんなとき、計算式が間違っていることは少なくて、たいていは「集計する前の確認」が抜けています。

集計を始める前に、次の3つを確認するだけで、数字がズレる事故はかなり減ります。

1. 件数と合計を、先に合わせる

いきなり商品別や月別に集計し始める前に、まず元データ全体で確認します。

・行数（件数）は何件か

・売上金額の合計はいくらか

この2つをメモしておいて、集計したあとの表の合計とつき合わせます。

合っていなければ、どこかの行が漏れているか、二重に入っています。

レジから出したCSVでは、最後に「合計」の行が入っていて、それごと足してしまうこともよくあります。

ここが合っていれば、大きなズレはまず防げます。

2. 期間の区切りを決める

「今月の売上」と言っても、区切り方はお店によって違います。

・カレンダー通り（1日〜末日）

・締め日がある（20日締めなら、11月分は10月21日〜11月20日）

締め日があるお店がカレンダー通りで集計すると、前年比も進捗率もズレて見えます。

前年と比べるときは、去年の同じ区切りで切り直すことも必要です。

集計の前に「うちの区切りはこれ」と1つ決めておくのが大事です。

3. 金額の数え方をそろえる

同じ「売上」でも、CSVによって金額の中身が違うことがあります。

・税込の金額か、税抜の金額か

・返品や取り消しの行（マイナスの金額）が入っているか

レジの画面は税込、CSVは税抜、ということもあります。

返品を引いた売上で見るのか、引く前で見るのかでも、数字は変わります。

集計の前に、金額の列がどちらなのかを確かめて、「うちはこれで数える」と決めておいてください。

まとめ

集計が合わない原因は、式より前の段階にあることが多いです。

件数と合計、期間の区切り、金額の数え方。

この3つを確認してから集計すると、あとで「どこでズレたんだろう」と探す時間がなくなります。

とはいえ、毎月この確認と集計を手でやるのは、それなりに時間がかかります。

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