７つのムダ削減 総務が 各部署からの 備品申請に対してチマチマ対応するムダ！

会社や学校他　職場でよく見かけるのが　消しゴム　から　段ボールまで　備品がなくなると総務にメッセージを送り　手配させる動作です。

「これ特急で！」「在庫切れないように見といてよ！」　と偉そうに言われています。

職場によってやり方は違うでしょう。　物を各自が購入してきて　レシートで清算する職場もあるでしょう・・・　ただこれも集中購買をしてないので割高です。　また　消耗品などは総務が手配していることが多いと思います。

さて過去に　業務改善仕事人に　総務から　何とか良い方法はないでしょうか　担当が怒っているんですよ！　と相談がありました。

簡単に出来るんです！

スプレッドシートとＧＡＳを活用すれば　それ以上の事が出来るんです！

実際にやったのは　

１．スプレッドシートのシート１は　備品申請とします　

　　所属部　　申請者　　　それと　「申請」と言うボタンを作成します。

２．シート２には　備品リストを作成します。

　　リストはカテゴリー別に分け　現在の在庫数なども見えるようにします。

　　もし今　エクセルで運用しているなら　そのデータを活用すれば　作成が

　　早いです、

３．担当者　Aは　　備品申請を行います。

　　シート１　備品申請に　所属部と名前　　日時は　最後に申請ボタンを押

　　した時に　ログが取れますのでいりません。

　　仮に　ボールペン黒　　にレ点を入れ　　数量　５

　　　　　マウス　　　　　にレ点を入れ　数量　１

　　と入力して　ボタンを押します。

　　総務に下記の　発注が届きます。

少し　字が小さくて恐縮ですが　　シート４に　発注履歴が　出て来ます。

つまり　ペーパーレスで申請が出来ます。

さらには　シート５に　在庫管理を作成します

在庫管理がされｓるので　総務は　　在庫の警戒水位を決定し　在庫が減れば　次のロットを仕入れます

また　さらに　

裏の世界では　備品マスター室を作り　　備品の単価等を入力しておけば

どの部署が　どれだけ使っているのか

月別の金額　　

四半期の金額　　

部署　個人別の金額など　集計せずとも　　検索ですぐに探し出せます。

集計のムダがなくなります。

うちの職場でも出来るだろうか？　

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▼ 職場によっやり方が　違いますが　簡単にカスタマイズしていきます。

　まずは　御相談頂ければ幸いです。