７つのムダ削減 動作のムダ スプレッドシート＋GASで 部門間のエクセルデータの「消込・照合作業」を全自動化するスゴ技！

私（業務改善仕事人）のところへ　下記のような事が出来ますかと　業務課長が尋ねてきました。

最低賃金アップ、材料代・加工代も高騰している今　『7つのムダ』を削減するよう社長から言われている中で　現場（業務、生産管理、物流、経理、製造など）を見渡すと、毎日のように　エクセルデータの「部門間でのデータ照合作業（いわゆる消込）」に膨大な時間が奪われています。

■ なぜ「消込（照合）」は目視の手作業になってしまうのか？

基幹システム（高額なパッケージソフト）は、各部門の実績入力には優れていますが、「他部門のデータとの連携・消込」になると途端に対応できなくなることが多くあります。

結果として、現場ではどうしているか？

「営業の受注エクセル」と「製造の実績エクセル」を2つ並べて印刷し、定規を当てながら蛍光ペンで1行ずつ『目視で』チェック（消込）している……。

または　ｃｔｒｌ＋Fでポチポチ検索をしている。

これが、日常のルーチン　また月末や週末に事務担当者が遅くまで残業している最大の原因（動作のムダ）です。

■ 目視チェックで「見落とし」が起きるとどうなるか？

「発注した通りの数量が入荷されていない」

「生産管理の指示通りに数が仕上がっていない」

「請求金額と入金金額が数円合わない」

など　各部門　確認しなければならない事はたくさんあります。

ちゃんと確認しないと「〇〇さんがしっかり見てないから　間違えた消込が起こる」となります

■ 解決策：スプレッドシート＋GASで「差異（エラー）だけ」を見える化する

数件のデータ等であれば　目視ですればいいでしょう。　しかし人が　目視で百件～千件以上のデータを見比べれば、必ず「見落とし」や「チェック漏れ」が発生します。そして、そのミスが発覚した時、原因を探すために再び膨大な「探すムダ」が生まれるという最悪の悪循環に陥るのです。

この地獄の消込作業は、スプレッドシート＋GASを活用すれば「ボタン1つ、数秒」で終わらせることができます。

各部門のデータをスプレッドシートに落とし込む仕組みを作れば、GAS（自動プログラム）が裏側で何千件ものデータを一瞬で突き合わせます。

プログラムの作り込みで　

◆チェックボックスを作成させ　OKはレ点を入れたり

◆消込が出来ないものは　赤い帯を引いたり

◆別シートに　消込の出来ない商品を抽出したり

◆数字　日時が合わない場所を　色付けしたり　「警告」表示など　色々なことが出来ます。

担当がやるべきことは、「全部の行をチェックすること」ではありません。

システムが弾き出した「問題のある行だけを確認・修正すること」です。

■ 時給換算で毎月数十時間の「利益」を生み出す

過去、私は「業務改善仕事人」として、様々な現場でこの『照合作業の自動化』による時短を行ってきました。

手作業（目視）で半日〜1日かかっていた月末の消込作業が、エクセルデータのスプレッドシートへの変換と　GASの構築で　１０～２０分で終わるようになります。

（リアルタイムで状況が掴めるため、部門間の「言った・言わない」のトラブルも消滅します。

削り取った時間は、そのまま「利益（人件費の削減）」になります。

「ウチの現場の消込作業も自動化できるか？」

「基幹システムでは届かない『かゆいところ』を直してほしい」

そんなお悩みをお持ちの経営者様・部門長様は、ぜひ「業務改善仕事人」にご相談ください！

貴社の帳票を見なくても　その各々のファイルの項目と　この部分（列番号）とこの部分（列番号）を照合と　御相談頂ければ　構築可能です　

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（※ページ内の「見積り・カスタマイズの相談」より、現状の台帳のスクショなどをそのままDMでお送りください！）