事例③一覧データを活用したファイル整理自動化

背景

定期的に発生するファイル整理業務では、担当区分ごとにフォルダを作成し、関連ファイルを振り分ける作業が必要でした。件数が多い場合は確認作業の負担も大きく、ミス防止のためのチェックにも時間を要していました。

課題

- フォルダ作成を毎回手作業で行っていた

- ファイル移動先の確認に時間がかかる

- 格納漏れや移動ミスが発生しやすい

- データ未格納の確認に手間がかかる

- 作業品質が担当者に依存しやすい

対応内容

一覧データを参照し、必要なフォルダの自動作成と対象ファイルの自動仕分けを行う仕組みを構築しました。また、処理後にファイルが存在しないフォルダを自動で判定し、識別しやすい名称へ変更することで確認作業も効率化しました。

工夫した点

利用者が対象データを選択するだけで実行できるように設計し、運用負荷を最小限にしました。また、既存フォルダの有無確認や重複作成防止を組み込み、壊れにくく引継ぎしやすい仕組みとすることで、属人化の解消も意識しました。

効果

- ファイル整理作業の工数削減

- 格納漏れや移動ミスの防止

- 確認作業の効率化

- 作業品質の標準化

- 引継ぎしやすい運用の実現

こんなお悩みに対応できます

- ファイル整理作業をもっと効率化したい

- 毎回同じ振り分け作業に時間がかかっている

- 格納漏れや整理ミスを減らしたい

- 属人化した定型業務を改善したい

- 誰でも運用できる仕組みを作りたい