スプレッドシート集計をAIで自動化してラクにする方法

毎日の集計、実は自動化できる作業かもしれません

売上のメモ、お客様リストの整理、在庫のチェック。こうした作業を、毎回手作業でスプレッドシートに入力している方は多いと思います。でも、同じ作業を何度も繰り返しているなら、それは自動化できるサインです。今日は、特別な知識がなくても今日から使える、スプレッドシート集計をラクにする方法をお伝えします。

まずは「同じ作業」を書き出してみる

自動化を考える前に、まず自分が毎日・毎週している作業を紙に書き出してみましょう。「この数字をコピーして、別のシートに貼る」「合計を計算して、メールで送る」など、具体的に書くのがポイントです。書き出すと、意外と同じパターンの繰り返しが多いことに気づきます。この「パターン」を見つけることが、自動化の第一歩です。ノートに書くだけでも、頭の中が整理されて、次に何をすればいいかが見えやすくなります。

関数ひとつで、入力の手間がぐっと減る

スプレッドシートには、SUMやCOUNTIF、VLOOKUPといった便利な関数があります。例えば、商品ごとの売上合計を手で足し算していたら、SUMIF関数を使うだけで一瞬で計算できます。関数を覚えるのが大変だと感じたら、まずは「やりたいこと」を具体的な言葉にして調べてみてください。「商品名ごとに売上を合計したい」と検索すれば、使える関数がすぐに見つかります。関数は一度仕組みを作ってしまえば、次からはコピーするだけで使い回せるので、覚える回数は意外と少なくて済みます。

AIに「手順」を聞くと、ヒントが見つかる

「この集計を自動化したいけれど、どうすればいいか分からない」というときは、AIに相談するのもおすすめです。「スプレッドシートで、毎日の売上合計を自動で出したい」というように、やりたいことをそのまま伝えると、使う関数や設定の手順を教えてくれます。難しい言葉を使わなくても大丈夫です。普段の会話のように、困っていることをそのまま伝えてみましょう。うまくいかないときは「エラーが出た」とそのまま伝えれば、原因と直し方のヒントも返してくれます。

小さく始めて、少しずつ広げる

自動化は、一度にすべてをやろうとすると大変に感じます。まずは「一番時間がかかっている作業」をひとつだけ選んで、そこから自動化してみてください。うまくいったら、次の作業にも広げていく。この順番なら、無理なく続けられます。小さな成功を積み重ねることが、結果的に一番の近道になります。完璧を目指さず、今よりちょっとラクになればOKくらいの気持ちで始めるのがコツです。

今日から、手を止めて「書き出す」ことから始めてみてください。それだけで、次にやるべきことが見えてきます。

スプレッドシートの整理や自動化でお困りなら、ココナラでもご相談を受け付けています。