「どこまでやった？」を減らす３行メモ｜休憩・退勤・通院で仕事を中断するときの工夫

こんにちは。活きいきくらぶの角田です。

11月も半ばに近づき、普段の業務に年末の準備が重なってくる頃ですね。

仕事の途中で電話が入ったり、休憩や退勤の時間になったりしたとき、こんな経験はありませんか。

「戻ってきたら、どこまで進めたか思い出せない」

「確認したはずの資料を、もう一度見直している」

「続きが気になって、なかなか仕事を切り上げられない」

今回は、作業を中断するときに残す「３行メモ」をご紹介します。

■ 「途中です」に、３つの情報を足す

メモに残すのは、次の３つです。

① どこまで終わったか

② 次に何をするか

③ 未確認のこと・注意点は何か

例えば、資料作成なら、このように書けます。

【どこまで】本文の入力と誤字確認まで終了

【次の一手】再開したら、集計表の合計金額を確認する

【注意点】１件回答待ち。確認が済むまで送信しない

「資料作成の途中」とだけ書くより、再開する場所が具体的になります。

長い作業記録を書く必要はありません。未来の自分が、最初の一歩を選べる内容を目指しましょう。

■ 「終わったこと」と「まだのこと」を分ける

特に大切なのは、作業したことと、確認が済んだことを区別することです。

例えば、

「入力済み・内容確認は未実施」

「印刷済み・配布は未実施」

「返信案を作成済み・送信は未実施」

というように、状態を分けて残します。

途中の資料には、職場のルールに合わせて「作成中」「未確認」などの表示も付けましょう。

再開するときは、メモを手がかりに、実際のファイルや最新の連絡内容も確認します。

■ メモは、勤務時間内に残す

休憩や退勤のための準備が、追加の負担になってしまっては続きません。

まずは、勤務時間内に短いメモを残す余裕を作れるか、仕事の組み方を見直してみましょう。

急な対応で書く時間が取れないこともあります。その場合も、必要な連絡を個人の勤務時間外の対応に頼らずに済むよう、職場で方法を相談しておくことが大切です。

メモだけでは終わらない仕事が多すぎる場合は、優先順位や期限、担当の調整も必要になります。

■ 体を休めるための「区切り」も考える

理学療法士として大切にしたいのは、「あと少し」と作業を続ける場面にも目を向けることです。

同じ姿勢での作業や、立ったままの作業が続いているときは、どこで区切れるかを考えてみましょう。

ただし、機械の操作、加熱、重量物の取り扱いなど、安全上の手順がある仕事は、その手順が優先です。

「メモを書いたから離れてよい」と判断せず、安全に中断できる状態を確認してください。

■ 通院などで不在になるときにも

治療と仕事の両立支援では、予定の共有に加えて、不在中の業務をどう扱うかも考えたいところです。

例えば、

「この作業は戻ってから自分で再開する」

「期限が先に来るため、担当者へ引き継ぐ」

「不在中に判断が必要になったら、上司へ確認する」

と、対応を分けておきます。

自分用の再開メモと、他の人に任せるための引継ぎは、目的が異なります。

他の人へ任せる場合は、依頼内容や期限を伝え、引き受けてもらえるかを確認しましょう。メモを置くだけで、引継ぎが完了したことにはしません。

■ よくあるご質問

Q．紙とパソコン、どちらで残すのがおすすめですか？

普段の作業で見つけやすい方法から始めて構いません。大切なのは、保存先を増やしすぎないことです。

職場で使っている業務用ツールや所定のメモ欄があれば、まずはそこにそろえましょう。個人情報や機密情報の扱いは、職場のルールに従ってください。

Q．毎回３行、すべて書く必要がありますか？

短い中断で迷わず再開できる作業まで、一律に記録する必要はありません。

日をまたぐ仕事、確認待ちの仕事、誤って送信・配布すると困る仕事など、残したほうが役立つ場面を選んでみましょう。注意点がなければ「なし」で構いません。

Q．メモを書いても、仕事が気になってしまいます。

メモだけで解決しようとせず、残っている仕事の量や期限も確認してみましょう。

「何が残っていて、どの判断が必要か」を整理し、上司や担当者と相談する材料にできます。

■ 次の自分が困らない、小さな準備を

厚生労働省「こころの耳」の職場環境改善資料でも、仕事に必要な情報を正しく共有することや、過大な作業量を見直すことが取り上げられています。web2.kokoro.mhlw.go.jp

今回の３行メモは、日々の作業を整えるための一つの提案です。

今日の仕事をすべて終わらせられなくても、

「どこまで」

「次の一手」

「注意点」

を残せる仕事が、一つあるかもしれません。

忙しくなる時期だからこそ、再開しやすい区切り方を考えてみませんか。

活きいきくらぶでは、健康経営・治療と仕事の両立支援・ITに関するご相談をお受けしています。

「途中の仕事が増えて、管理しきれない」

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角田