「手伝って」を具体的なお願いに｜年末に向けて、仕事を抱え込まない職場づくり

こんにちは。活きいきくらぶの角田です。

理学療法士・産業保健相談員・健康経営アドバイザー・両立支援コーディネーターとして、仕事と健康、働きやすい環境づくりに関する相談をお受けしています。

11月に入り、年末に向けた準備や予定の調整が気になり始める頃ですね。

忙しいとき、こんな経験はありませんか。

「手伝ってほしいけれど、説明する時間がない」

「お願いしたものの、どこまで任せたか曖昧になった」

「結局、自分でやったほうが早いと抱え込んでしまう」

今回は、仕事を頼むときの伝え方を整える、小さな工夫をご紹介します。

■ 「手伝って」の後に、３つを添える

仕事をお願いするときは、次の３つを具体的にしてみましょう。

① 何をお願いしたいか

② いつまでに必要か

③ どこまでできれば完了か

例えば、「この資料、お願いします」だけでは、相手は内容の確認なのか、印刷なのか、修正なのか迷うかもしれません。

次のように伝えると、担当する作業が見えやすくなります。

「この資料を、明日15時までに10部印刷してください。両面印刷で、左上をホチキス留めしてもらえれば完了です。内容の修正はこちらで行います」

大切なのは、細かい指示を増やすことよりも、相手が判断に迷いそうな部分を先に伝えることです。

■ 期限は、相手と相談して決める

具体的に頼めても、相手に作業時間がなければ、負担が移るだけになってしまいます。

依頼するときは、

「今、お願いできそうですか？」

「難しければ、どの時間なら対応できそうですか？」

と、引き受けられる状況も確認しましょう。

急ぎの仕事が加わった場合は、今ある仕事のどれを後にするかも、必要に応じて上司や担当者と調整します。

「全部急ぎ」のまま渡さないことも、頼む側の大切な配慮です。

■ 体への負担も、作業の一部として伝える

理学療法士として、仕事を分担するときに確認したいのは、作業量だけではありません。

重い物を運ぶ、低い位置で作業する、長く立ち続けるなど、作業によって体への負担も異なります。

例えば、片付けを頼む場合も、

「棚の整理をお願いします」

だけでなく、

「まずは机の上で書類を分類してください。重い箱の移動は、別に担当を決めてから行います」

と、作業を分けて伝える方法があります。

必要な人数や道具、安全上の手順を確認し、担当者が無理なく対応できる範囲を決めましょう。

■ 口頭で伝えた後は、短いメモに

新しいシステムを導入しなくても、まずは職場で使っているメモや業務用チャットで始められます。

【お願いすること】

【期限】

【完了の状態】

【困ったときの確認先】

この４項目を残しておくと、後から確認できます。

ただし、記録する場所が増えすぎると探す手間も増えます。「依頼はここを見る」という場所を決め、個人情報などの扱いは職場のルールに合わせましょう。

■ よくあるご質問

Q．細かく伝えると、相手に失礼になりませんか？

「やり方をすべて指定すること」と「必要な条件を共有すること」は分けて考えられます。

期限や完成の状態を伝えたうえで、「進め方はやりやすい方法で大丈夫です」と添える方法もあります。安全や品質に関わる手順は、職場の決まりを共有してください。

Q．忙しくて、説明する余裕がありません。

毎回長い説明をする必要はありません。まずは繰り返し頼む仕事を一つ選び、短いひな形を作ってみましょう。

完成例がある場合は、それを見せながら伝える方法もあります。

Q．お願いできる人がいない場合は、どうすればよいですか？

頼み方を変えるだけでは解決できない状況もあります。

仕事の量そのものが多い場合は、期限の調整、作業範囲の縮小、担当の見直しなどを、判断できる人と相談する必要があります。

相談するときは、「大変です」に加えて、「何が、いつまでに、どれだけ残っているか」を伝えると、調整する内容を話し合いやすくなります。

■ まずは、次のお願いを一つ変えてみる

厚生労働省の「こころの耳」でも、職場環境改善のポイントとして、仕事量に応じた作業ペースの調整や、役割・責任を明確にすることが紹介されています。web1.kokoro.mhlw.go.jp

健康経営を考えるときは、日々の仕事の進め方にも目を向けてみましょう。

次に誰かへ仕事を頼むとき、

「何を」

「いつまでに」

「どこまで」

の３つを添えるところから始めてみませんか。

活きいきくらぶでは、健康経営・治療と仕事の両立支援・ITに関するご相談をお受けしています。

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