新システムとExcelの二重入力をやめる切り替え方

新しい案件管理のアプリを入れたのが4月。半年たった今も、朝いちばんに開くのはExcelのほうだ。アプリに登録したあと、同じ内容をもう一度Excelにも打ち込む。件数が多い日は、この写しだけで午前が終わる。

やめられない理由ははっきりしている。誰も「今日でExcelはやめます」と言っていないからだ。導入のときに決まったのは「しばらく並行で様子を見る」までで、その「しばらく」に日付が入っていない。日付を入れるということは、その日から先の責任を誰かが持つということでもあるので、決めないまま先延ばしになりやすい。

先に結論を書く。並行運用は、終わりの日を決めてから始める。期間を長く取るか短く取るかより、終わりの日付が最初からあるかどうかで結果が変わる。日付のない並行は、どちらかが自然に消えるのを待つ運用になり、片方が形だけになって終わります。

「しばらく様子を見る」に日付がないと

日付がないまま走り出すと、忙しい日から順に片方が飛ばされる。飛ばされるのはたいてい新しい側だ。慣れた手順のほうが速いし、締切が迫っている日に新しい画面を覚える人はいない。こうして新しい側が虫食いになる。

虫食いのまま突き合わせれば、どこかで数が合わない。合わない状態が毎月続くと、そのうち誰も差を見なくなる。ここまで来るとどちらの数字も信用できなくなる。片方だけを信じていた頃のほうがましだった、という話になりかねない。

動いているのは新しいアプリのほうです。ただ、正しいのはたぶんExcelのほうだと思います。

切り替え日は、締めの直後に置く

終わりの日を決めるとき、月の途中は選ばないでください。10日で切ると、その月の数字は10日までが旧、11日からが新に分かれる。集計を出すたびに二か所を開いて足すことになり、合わないときにどちらの入力漏れなのかも追いにくい。

締めた直後に切れば、その月は丸ごと新しい側にある。前の月は旧側で完結していて、もう動かない。締めた後の数字を動かさない形にしておくと、あとで「あの月はどちらを見るのか」で迷わずに済むし、修正が必要になったときも、どちらに手を入れるかがその場で決まる。

締め日が月末とは限らない。20日締めで回しているなら、カレンダーの月ではなく21日に合わせる。給与は月末、請求は20日、と締めがずれている会社もあるので、そろえるのは会社の暦ではなく、いま移そうとしている業務の締めです。ここを外すと、初月からきれいに比べられなくなる。

やめる順番は、入力が先

全部を同じ日にやめようとするから動けなくなる。やめるのは入力からだ。切替日を境に、新しく登録するのは新しい側だけにする。この一点さえ守れば、同じことを二度打つ作業はその日で終わる。二重入力がつらいのは手間の量そのものより、どちらが本物か分からないまま打っていることのほうが大きい。

集計と印刷は、しばらく両方あってよい。見慣れた形の表で数字を確かめたい気持ちは自然なものだし、そこまで同時に取り上げると現場が不安になる。旧側の表は、新しい側からCSVで書き出して貼れば埋まります。手で打ち直すのをやめて、貼るだけにするのがこの時期の落としどころだ。

大事なのは、写す向きを一方向に固定することだ。新から旧へ、と決めたらその向きだけにする。両方向に写し合うと、どちらが元の一本なのか分からなくなり、後から書いたほうで上書きして消える事故が起きる。向きを決めたら、それも切替の連絡に一行入れておいてください。

旧ファイルは、触れない形にして残す

切替日が来ても、旧のExcelは消さない。ただ、そのままの場所に置いておくのもよくない。フォルダごと退避して、中のファイルを読み取り専用にし、フォルダ名に切替日を入れておく。編集できる状態で残すと、いずれ誰かが直す。悪気があるわけではなく、目の前の数字が違えば直したくなるのが普通だからだ。

直された旧ファイルは、戻る先としての価値を失う。切り替えたあとに「やはり回らないので戻したい」となったとき、頼りになるのは切替日の時点で止まっている一本だけだ。保険は、動かさないから保険になる。戻す可能性が消えたと判断できた時点で、退避したまま置いておけばいい。

過去の分を全部移す必要もない。今期の分だけ新しい側に入れて、それ以前は凍結したファイルを見る。この形で足りることが多い。去年の数字を開く回数は思っているほど多くないし、移す量が増えるほど、移し間違いを探す手間も同じだけ増えていきます。

最初の1か月は、差が出る

切り替えた最初の月は、旧と新で数字が食い違う。差が出ること自体は失敗ではない。むしろ1件も差が出ないほうを疑ったほうがいい。片方をそのままコピーして貼っただけ、ということがある。この時期の突き合わせは、どちらが正しいかを決める作業ではなく、どこで作りが違うのかを見つける作業だ。

見るのは差の大きさではなく、どこで出たかだ。片方にしかない行、同じ行で額が違うもの、同じ取引が別の月に入っているもの。この3つに分けて数を数えると原因が読める。件数の差が多ければ入力漏れ、金額の差が多ければ税や端数の扱い、日付の差が多ければ締めの位置がずれている。

突き合わせを始める前に、何を鍵にして突き合わせるかを決めておいてください。金額だけで合わせにいくと、同じ額の取引が二つある月で破綻する。伝票番号があるならそれを使う。無いなら日付と取引先名の組み合わせにして、名前の表記ゆれを先にそろえておく。

切り替えた日を、どこかに書いておく

最後に二行だけ残す。この業務は何年何月何日から新しい側にあること。それ以前の分は、退避したどのフォルダにあること。アプリの中でも共有フォルダの先頭でもいいので、探さずに読める場所に置く。切替日を覚えている人がいるうちに書くのが肝心で、これは後からでは書けない。

半年もすれば担当は変わる。「去年の6月分はどちらを見ればいいのか」と聞かれる日が来ます。そのときに誰も探し回らずに答えられるなら、並行運用はそこで本当に終わったことになる。二つあった管理表が一つに戻り、もう片方は動かない記録として置いてある、という状態です。

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当方は元金融系のシステムエンジニアで、ココナラでExcel・紙で回している業務を買い切りのWebアプリにする仕事をしている。切り替えの日をどこに置くか、過去の分をどこまで移すかも、作るものを決める段階で一緒に整理しています。まだ「そもそも移せるものなのか」を確かめたい段階で構いませんので、ココナラのメッセージからご相談ください。