メールもプレゼンも想いを伝える手段です。

こんにちわ、チーズの飼い主です。

前回の記事で「箇条書きと羅列は違う」というトピックを取り上げたので、今回はその続き。私が添削指導した方へお伝えする、メールを書く時の考え方について書こうと思います。

添削指導を続けていると、職種や年齢に関係なく「文章が上手くかけない」と悩む方はいらっしゃいます。前の記事で説明した羅列になっていたり、沢山書いていても内容が薄かったり、、何をどう伝えたら彼らの問題解決に繋がるのかと毎回頭を抱えてました、懐かしい。

の送信済みメールを見せてもらうと、予想通りごちゃっとして分かりにくい。一方報告文書やプレゼン資料は、何故かそこそこ整理されているんです。

なんじゃこら？と思い質問すると、まさかの「上司から突っ込まれないよう論点を整理して、いらない文章を削って、、(以下略)」というお返事。

いや、あんた自分で出来るやん。普段からしなさいよそれ。

上司が絡むとちゃんと出来る、サラリーマンって面白い生き物ですね。

メールもプレゼン同様に「相手に自分の想いを伝え、理解/納得させるツール」であり、思い浮かんだことを整理せずに送る行為は、お風呂で呟く独り言と大差ありません。メール一通書くに1時間かけろとは言いませんが、相手を説得したいなら最低限のステップは踏むべきです。

メールに関するお話は社内でも好評だったので、いくつかの記事に分けて書こうと思います。ぜひお付き合いくださいませ。