要点を絞るコツは、伝える相手を想像すること

こんにちわ、チーズの飼い主です。

今回はインバスケット演習に関する記事はお休み、私が文章を書くときにどうやって要点を絞るかお話します。

大学の授業や新入社員教育でよく言われる「何を書きたいか要点を絞りなさい」という教え。私もなんとなく分かったつもりで働き始めましたが、ある上司のおかげで理解不足と痛感したんです。

その方は社内でもダントツの切れ者で、自分にも他人にもめちゃくちゃ厳しい御方。初めて出した出張報告書を瞬殺され、震え上がったのをよく覚えています。

ですがその方にOKを貰えた資料は、お客様からも好評を頂けるんです。それが嬉しくて「この人から一発OKが貰える仕事を常にしよう」が私の行動原理でした。今でもビビリながら尊敬しています。笑

その方の指導は極限にシンプル。「何を言いたいんや」「5秒で言ってみろ」「それ1行で言えるか？」と聞くのみです。よく言われる「なぜ？を繰り返し問いなさい」のガラ悪いバージョンですね。

手法自体は一般的ですが、問いかけをもらう相手が「恐ろしいロジカルモンスター」と想像するのが一番のキモです。

皆さんの近くに「この人への報告は緊張するな、、」と感じるくらい論理的な方はいらっしゃいませんか？

その方をじーっくり観察し、「今用意した文章を見せたらどんなツッコミが来るか」を脳内シミュレーションしてみましょう。不思議とどこを直すべきか、筋道が見えてくると思います。

論理的な方の指摘は非常に痛いですが、裏を返せば極めて再現性の高いアドバイスです。過去に不備や不足を指摘された経験があれば、そこは必ずイメージに反映して下さいね。