毎日のExcel転記作業をAIで楽にする3つの考え方
毎日の仕事の中で、こんな作業に時間を取られていませんか？
・Excelに同じような内容を入力している
・別の資料やメールからデータを転記している
・毎回同じ形式の文章を作っている
・確認作業に時間がかかっている
・もっと楽にできそうだけど、やり方が分からない
こうした作業は、1回あたりは数分でも、毎日・毎週続くと大きな負担になります。
最近はAIや自動化ツールが話題ですが、いきなり難しいツールを使う必要はありません。
まず大切なのは、今の作業を整理して「どこが楽にできそうか」を見つけることです。
この記事では、Excel作業や転記作業を楽にするための考え方を3つ紹介します。
1. 作業を「入力・転記・確認」に分けてみる
まずは、今やっている作業をざっくり分けてみます。
たとえば、Excel作業や転記作業と言ってもさまざまなシチュエーションが考えられます。
・数字や文字を入力する作業
・別の資料からコピーする作業
・メールやPDFの内容を転記する作業
・入力内容に間違いがないか確認する作業
・集計結果を資料にまとめる作業
このように分けてみると、どこに時間がかかっているかが見えやすくなります。
たとえば、時間がかかっている原因が「入力」ではなく「確認」だった場合、入力を自動化するよりも、チェックしやすい表に変えた方が効果的なこともあります。
いきなりAIや自動化を使う前に、まずは作業を分解することが大切です。
2. AIに任せやすい作業を見つける
AIは何でも自動でやってくれる魔法の道具ではありません。
ただし、得意な作業もあります。
たとえば、
・文章のたたき台を作る
・メール文面を整える
・箇条書きを分かりやすくする
・長い文章を要約する
・作業手順を整理する
・アイデアを出す
といった作業は、AIを使うとかなり楽になることがあります。
特に、毎回似たような文章を作っている場合は、AIにお願いするための「指示文」を用意しておくと便利です。
たとえば、
「以下の内容をもとに、丁寧なメール文面を作成してください」
というような形です。
毎回ゼロから文章を考えるのではなく、AIにたたき台を作ってもらい、人が最後に確認する形にすると、作業時間を減らしやすくなります。
3. Excelで楽にできる作業を見直す
AIを使わなくても、Excelやスプレッドシートの工夫だけで楽になる作業もあります。
たとえば、
・入力欄を決めて迷わないようにする
・選択式にして入力ミスを減らす
・よく使う計算を関数で自動化する
・集計表を作って確認しやすくする
・チェックリスト化して抜け漏れを防ぐ
といった方法です。
大事なのは、いきなり難しい関数を使うことではありません。
「どこに入力すればいいか分かる」
「毎回同じ形で確認できる」
「ミスに気づきやすい」
このような状態を作るだけでも、作業はかなり楽になります。
まずは小さな作業から見直すのがおすすめ
業務改善というと、大きなシステムや本格的な自動化をイメージするかもしれません。
でも、最初から大きく変える必要はありません。
毎日5分かかっている作業でも、月に20回あれば100分です。
小さな作業でも、積み重なると大きな時間になります。
まずは、
・毎日やっている作業
・毎回面倒だと感じる作業
・同じ内容を何度も入力している作業
・確認に時間がかかっている作業
から見直してみるのがおすすめです。
自分の作業を見直すきっかけに
「自分の作業がAIで楽になるのか分からない」
「Excelで改善できるのか知りたい」
「何から始めればいいか整理したい」
「いきなりシステム開発を依頼するほどではないけど、相談してみたい」
そんな場合は、現在の作業内容を一緒に整理し、AI・Excel・簡単な自動化で楽にできそうな方法を考える相談サービスも用意しています。
専門知識は不要です。
「こんな小さな作業でも相談していいのかな？」という内容でも大丈夫です。
まずは、今の作業を少し見直すところから始めてみてください。
