会社案内PDFをHPに載せれば十分？ページ化する情報の選び方

会社案内のPDFがあるので、HPはダウンロードボタンだけでよいか迷っている方へ。保存・印刷して配る資料はPDF、初めて来た人がその場で探す基本情報はHPにも載せる、という役割分けから考えると選びやすくなります。すべてを二重に掲載する必要はありません。

■ PDFを開く前に知りたいことを分ける

架空の部品加工会社を例にします。20ページの会社案内には沿革、設備、加工例がまとまっています。ただ、「自分の依頼を相談できる会社か」だけを急いで知りたい人に、まず20ページを探してもらう構成では判断に時間がかかります。

HP側には事業の要点と案内先を置き、設備の詳細一覧はPDFで補う形が候補です。これは実顧客の成果ではなく、掲載方法を考えるための説明例です。

■ 図1：保存する資料と、今読む情報の比較

図1のAは資料を持ち帰る用途、Bはスマホで要点を探す用途です。PDFは紙面のまとまりを保てる一方、細かな表が多いと小さな画面では拡大や移動が必要になります。HPにも要点を置く理由は、読む目的に合った入口を用意するためです。

■ 二重管理を増やしすぎない

料金や設備など変更の多い情報を両方に載せるなら、更新する場所の一覧を作ります。片方だけ古くなると、読む人はどちらが現在の内容か迷います。PDFに更新日や版を示し、HP側にもどの資料か分かる名前を付けます。「資料はこちら」だけでなく「会社案内PDF／掲載内容・更新日」のような案内を検討してください。

■ 制作依頼メモの記入例

以下は架空例です。

・資料：会社案内、全20ページ

・HPにも載せる要点：事業概要、代表的な加工、相談の入口

・PDFで読む詳細：設備一覧と沿革

・公開する版：社内確認済みの最新版

・更新時：HPとPDFの両方を照合

・公開不可：担当者の私用連絡先などは除く

制作前にはファイル内の情報、画像、配布許可も確認します。社内向け資料をそのまま公開用と扱わないようにしてください。

■ PDF中心が向く条件と限界

既存取引先が印刷用資料を取りに来る目的なら、PDF中心の資料ページも候補です。一方、初めての人への会社説明が目的なら、HP側の説明を先に考えます。

PDFの内容をHPへ移すだけで検索で見つかることや問い合わせ増加が保証されるわけではありません。また、資料の書き直しやPDF修正が制作範囲に含まれるかは、依頼先への確認が必要です。

■ 依頼前のチェック

□ 誰が何を知るための資料かを決めた

□ スマホでPDFの文字と表を確認した

□ HPにも必要な要点を選んだ

□ 更新日・版・修正する場所を整理した

□ 公開してよい情報だけにした

HP制作の相談では、PDFの有無と、ページでも読めるようにしたい要点をお知らせください。相談先はこちらから確認できます。

https://coconala.com/services/4455663