HPの会社情報、どれが正しい？制作依頼前にそろえる表記確認メモ

ホームページ制作を頼むために資料を集めたら、会社名や所在地の表記が資料ごとに違う。そんな担当者の方へ。先に「今回の掲載に使う正しい情報」と「確認する人」を一枚にまとめると、制作途中の修正を整理しやすくなります。

■ 古い資料をそのまま原稿にしない

たとえば会社案内には旧所在地、名刺には新所在地、過去のHPには移転前の電話窓口が残っている場合です。制作側には、どれが最新か判断できません。見た目が新しいPDFだから正しい、とも限りません。依頼時に、掲載用として確認した情報を渡します。

■ 図1：情報・判断する人・掲載先をつなぐ

図1の1は、社名・所在地・部署名などの正本を決める段階。2は、社内で確認する人を決める段階。3は、会社概要だけでなく本文やフッターも照合する段階です。一か所を直しても、別のページに旧表記が残れば、読者はどちらを信じればよいか迷います。

■ 依頼メモの記入例

以下は説明用の架空例です。

・正式社名：株式会社サンプル工房

・掲載用所在地：社内確認済み資料Aの記載を使用

・確認者：総務担当

・確認日：公開原稿の承認時に記入

・掲載先：会社概要、アクセス案内、全ページ共通の末尾

・保留事項：英語社名は担当者確認待ち。確定まで掲載しない

正しい情報そのものと、保留している情報を分けるのがポイントです。仮の表記を本番原稿に混ぜると、確定したものとして扱われるおそれがあります。

■ 屋号と法人名を両方使いたいとき

お客様が普段使う屋号を見出しにし、会社概要で運営法人を示す整理も考えられます。ただし業種や掲載内容によって必要な表示は異なります。法的な表示要件の判断が必要なら、社内担当や専門家にも確認してください。制作依頼だけで情報の正確性や法的適合性まで確定するわけではありません。

■ 公開前のチェック

□ 社名の空白・全角半角・法人格を確認した

□ 所在地とアクセス案内が同じ拠点を示している

□ 旧部署名や移転前の情報を検索して確認した

□ 画像内の文字やダウンロード資料も確認した

□ 保留事項の扱いと最終確認者を決めた

資料が多い場合は、先に会社概要だけを確定し、他ページへ展開する方法も向いています。一方、拠点ごとに情報の管理者が違う場合は、拠点別の確認表が必要です。

HP制作の相談では、手元の資料と「どの表記が未確定か」を一緒にお知らせください。掲載内容の整理から相談したい方はこちらをご覧ください。

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