無人レンタルスペースで「忘れ物をしたかも」と連絡が来たときの初回返信

利用者から「充電器を忘れたかもしれません」と連絡が来たものの、次の予約が入っていて、すぐには現地を確認できない。無人レンタルスペースで、そんなときに使える初回返信の例です。

最初の返信で伝えることは3つです。

1. どの利用枠かを確認する

利用日時とスペース名が分かれば、確認する部屋と時間帯を絞れます。予約メッセージで既に分かる情報は、聞き直さずに済みます。

2. 探す品物の特徴を聞く

品物の種類や色、置いた覚えのある場所を聞きます。たとえば「白い充電器、窓側の机の下」まで分かれば、現地担当に探す場所を具体的に伝えられます。

3. 結果が出る時刻と、次に連絡する時刻を分ける

結果が出る時刻が分からなくても、進捗を連絡する時刻は伝えられます。現地未確認なら、その状態も明記します。

【初回返信の例】

ご連絡ありがとうございます。確認のため、ご利用日時と、お探しの品物の種類・色・置いた覚えのある場所をお知らせいただけますか。現地はまだ確認できていません。確認できた範囲を、本日19時までにご連絡します。

返信後は、清掃担当に「どの部屋の、どこを、いつまでに確認するか」を伝えます。約束した時刻までに確認が終わらなければ、確認できている範囲と次の予定をお知らせします。

清掃担当への確認依頼、見つからなかった場合の返信、品物の照合など、残りの文例と引き継ぎメモは「無人レンタルスペースの忘れ物対応キット」にまとめました。500円で、初回返信の文例は商品ページでも試し読みできます。

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