毎月のコピペ集計、GASで自動化する前に決めたい3つのこと

「売上表を開いて、商品ごとに足して、報告用の表へ貼り付ける」。毎回同じ作業なら、自動化を検討する価値があります。ただ、先に決めておくと使いやすくなるポイントがあります。

① 入力する列をそろえる

商品名・数量・単価など、必要な列を決めます。「煎茶」と「せん茶」を同じ商品として扱うか、税込と税別が混ざっていないかも確認。表記のルールが決まると、集計の結果が安定します。

② ほしい完成形を先に作る

商品別なのか、担当者別なのか、月別なのか。作業手順をそのまま再現するより、最後に見たい表を一枚用意する方が、必要な仕組みを小さくできます。

今回の自主制作見本では、売上6行を商品別3行へ集計しました。煎茶2,400円、ほうじ茶2,400円、紅茶2,100円、合計6,900円です。ブラウザ上で集計ロジックを実行して計算結果を確認し、GASへ組み込むコードも用意しました。これは仕組みを説明する見本で、実際のお客様のデータではありません。

③ 実行するタイミングを決める

ボタンを押したとき、毎朝、月末など、業務に合うタイミングを選びます。最初は自分で実行して結果を確認できる形にすると、元データとの照合もしやすくなります。

まず一つの作業から

最初から集計・通知・請求書・顧客管理をまとめるより、「商品別の集計だけ」など一機能で始めると、便利になったか判断しやすくなります。納品物はコードだけでなく、実行手順と列を変更するときの説明までそろえると、その後も使いやすくなります。

ご相談では「今の表の列名」「手作業の手順」「ほしい完成形」を教えてください。個人情報を除いた見本があると、作業範囲とお見積りを具体化できます。

プロフィールに集計の自主制作見本を掲載しています。スプレッドシートの集計・転記・通知の自動化は、下のGASサービスからご相談ください。