商談後のPDF、社内で回せますか？営業資料に残す5つの情報

商談では話が通じたのに、資料を送った後は「社内で確認します」のまま。そんなとき、PDFを読むのは、その場にいなかった上司や別部署の担当者かもしれません。

口頭で補った説明が資料に残っていないと、受け取った方がもう一度説明を組み立てることになります。送付用の営業資料では、初めて読む人が検討に必要な情報を拾えるかを確認してみましょう。

今回は、営業資料・提案書を制作する際にも整理したい5つの情報をご紹介します。

1．誰の、どんな課題に向けた提案か

表紙にサービス名だけを置くと、自社のどの業務に関係するのかが分かりにくくなります。「対象となる人・部署」「困っていること」「提案する対応」を冒頭で短く示します。

たとえば架空の業務改善提案なら、「業務を効率化します」より、「各店舗から届く発注依頼を、総務担当者が同じ一覧で確認できるようにします」と書く方が、対象と用途を読み取れます。これは説明用の例で、実在の導入実績ではありません。

2．頼める範囲と、別途必要になる作業

「制作一式」「運用まで対応」だけでは、受け取る人によって想像する範囲が変わります。成果物、数量、納品形式を並べ、含まれない作業も近くに置きます。

資料制作なら、原稿の整理、図解、ページ数、編集用ファイル、配布用PDFを区別します。写真の用意や印刷、追加ページなどが別扱いなら、その条件も確認できるようにします。

3．金額と、その金額が成り立つ条件

料金だけを抜き出して転送されても、対象範囲が一緒に伝わる形にします。税込・税別、初期費用・継続費用、修正の範囲、追加費用が発生する条件など、検討に必要な項目を整理します。

まだ見積り前なら、確定した金額のように書かず、「対象範囲を確認して見積り」と明示します。費用削減額や売上予測を載せる場合も、実績・試算・仮定を区別し、数字だけが独り歩きしないようにします。

4．依頼後の流れと、双方が行うこと

「相談→制作→納品」という流れに、誰が何を用意し、どこで確認するかを加えます。購入側に必要な社内確認や素材準備が分かると、開始時期を検討しやすくなります。

たとえば「依頼者：掲載情報と使用可能な素材を用意」「制作側：構成・原稿を提示」「依頼者：内容を確認」「制作側：デザインを制作」のように、作業と担当を組にします。日程は必要資料がそろう時期も含めて考え、未確定の納期を約束しないようにします。

5．読み終えた後に、何を決めればよいか

最後が「ご検討ください」だけだと、社内で確認すべき事項が残りません。今回決めてほしいことと、次に必要な情報を絞ります。

「対象にするサービスを1つ決める」「希望する成果物と利用場面を整理する」「見積り相談に進む」など、検討段階に合う行動を示します。承認前に購入を急がせるのではなく、判断に足りない情報があれば確認できる案内にします。

送る前に、説明なしで読んでみる

PDFを書き出したら、商談での説明を知らないつもりで読み返します。サービス名、依頼範囲、金額の前提、担当と確認の流れ、次の行動が見つかるでしょうか。

ファイル名や表紙に作成日・版を付け、リンクが開くか、文字が小さすぎないか、表が切れていないかも確認します。修正したときは、古い版との取り違えにも気を配ります。

営業資料・提案書の制作をご相談いただけます

絆紡舎では、1サービスまたは1提案を対象に、構成・原稿・図解から営業資料を制作しています。基本料金は100,000円、10ページまで・図解3点まで。編集用PowerPointと配布用PDFなどをお渡しします。

原稿段階2回・デザイン段階2回の修正を含みます。必要資料と制作範囲を確認し、総額・納品形式・日程を購入前の見積り相談で合意します。

制作はChatGPT・Codexを主体に進め、掲載情報や表示を確認して仕上げます。AI利用に制約がある場合は、資料共有前にお知らせください。機密情報・個人情報は伏せた内容でご相談いただけます。

「誰に見せるか」「何を判断してほしいか」「手元にどんな資料があるか」の3点から、お聞かせください。

営業資料・提案書を構成からパワポで制作します