面倒なシフト作成をAIで自動化する方法とは？

毎週・毎月のシフト作成に、何時間もかかっていませんか？

スタッフの希望を集めて、「この日は人が足りない」「この人ばかり希望外になっている」と一つずつ調整していると、シフト表を完成させるだけでも大きな負担になります。

実は、こうした作業はGoogleフォームとAIを組み合わせることで効率化できます。

今回は、シフト作成に時間がかかる理由と、Googleフォーム×AIを活用してシフト表を自動作成する方法をご紹介します。

シフト作成に時間がかかってしまう3つの理由

シフト作成に時間がかかる理由は、単純にスタッフの名前を表へ入力する作業が多いからではありません。

主に、次の3つの作業が管理者の負担になっています。

①スタッフの希望を集めて整理する

LINEやメール、口頭など提出方法がバラバラだと、希望を確認して一つの表にまとめるだけでも時間がかかります。

提出漏れがあれば、スタッフへ個別に確認する作業も必要です。

②必要人数を満たすように調整する

「月曜の早番は2人必要」など、曜日や時間帯ごとの必要人数も考えなければなりません。

希望が特定の日に集中すれば、不足しているシフトへ誰かを移す調整も発生します。

③スタッフ間の公平性を考える

人手不足だからといって、毎回同じスタッフに希望外の勤務をお願いすると不満につながります。

必要人数だけでなく、「誰の希望をどれだけ変更したか」まで考える必要があることも、シフト作成を難しくする理由です。

Googleフォーム×AIでシフト作成はここまで自動化できる

シフト作成は、GoogleフォームとAIを組み合わせることで、希望の収集からシフト表の作成までまとめて自動化できます。

まず、スタッフはGoogleフォームから勤務希望日や早番・遅番などの希望を送信します。回答はGoogleスプレッドシートへ自動で集約されるため、管理者がLINEやメールを確認しながら転記する必要はありません。

さらに、集まった希望をAIに読み込ませれば、シフト表の作成まで自動化できます。

Googleフォームで希望を提出

↓

スプレッドシートへ自動集約

↓

管理者がメニューをクリック

↓

AIが希望や条件を確認

↓

シフト表を自動生成

この仕組みなら、希望をまとめる作業だけでなく、「誰をどのシフトに配置するか」という時間のかかる調整作業まで効率化できます。

AIなら必要人数やスタッフ間の公平性まで考慮できる

AIを活用するメリットは、単純にシフト表へスタッフを自動入力できることだけではありません。

たとえば、「月曜の早番は2名」「土曜の遅番は3名」など、曜日や時間帯ごとに必要人数を設定し、その条件を満たすようにシフトを調整できます。

もちろん、スタッフが提出した希望もできる限り尊重。

どうしても希望外の勤務が必要な場合には、特定のスタッフばかりに変更が集中しないよう、バランスを考えて調整することも可能です。

さらに、「誰の希望を変更したのか」「どのシフトから変更したのか」といった調整内容を自動で記録する仕組みも作れます。

AIを活用すれば、ただシフトを埋めるのではなく、職場ごとのルールや公平性まで考慮したシフト作成が可能になります。

---

「Googleフォームで希望を集めて、AIが自動でシフト表を作ってくれる仕組みを導入したい！」と思っても、自分でGoogleフォームやスプレッドシート、AIを連携させるのは少しハードルが高いですよね。

そんな方に向けて、Googleフォーム×AIを活用したシフト表自動作成ツールの開発サービスをココナラで提供しています。

スタッフはフォームから希望を送るだけ。あとはAIが必要人数やスタッフの希望、公平性などを考慮してシフト表を自動生成します。

スタッフ人数やシフト種別など、職場のルールに合わせたカスタマイズも可能です。

「毎週のシフト作成をもっと楽にしたい」「自分の職場でも自動化できるか相談したい」という方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。